IT固定资产集中管理全解析

一、IT固定资产集中管理的概念

IT固定资产是企业运营中不可或缺的一部分，包括计算机设备、服务器、网络设备、存储设备等。IT固定资产集中管理就是将企业内分散的这些IT资产进行统一规划、控制、调配和维护的管理模式。

这种管理模式不再让各个部门各自为政地管理自己的IT设备。例如，在一个大型企业中，如果没有集中管理，销售部门可能自行采购电脑，技术部门也自行购买服务器，这就容易导致资源浪费、设备标准不统一等问题。而集中管理能够从企业整体出发，根据各部门实际需求合理分配资源。

二、IT固定资产集中管理的重要性

（一）成本控制

1. 采购成本

当进行集中管理时，可以批量采购IT固定资产。批量采购往往能获得供应商更好的价格优惠。例如，一次性购买50台台式电脑相比每个部门单独购买几台，单价会降低很多。同时，集中采购还可以减少采购环节中的人力成本，避免多个部门重复与供应商洽谈、签订合同等工作。

2. 维护成本

集中管理便于统一安排设备的维护保养。企业可以与少数几家优质的维修服务提供商签订合同，由于规模效应，维修成本会降低。而且，集中管理能够对设备的使用情况进行监控，及时发现潜在问题并进行修复，避免小问题发展成大故障，从而进一步节省维修成本。比如，通过集中管理系统监测到服务器的某个硬盘出现读写异常，及时更换硬盘的成本远低于硬盘损坏导致数据丢失后的恢复成本。

（二）资源优化配置

1. 提高设备利用率

在集中管理模式下，企业能够清楚地了解每一台IT固定资产的使用状态。如果某个部门有闲置的设备，如多余的笔记本电脑，就可以调配到其他有需求的部门。这样可以避免一些部门设备不足而另一些部门设备闲置的情况，提高整个企业设备的利用率。

2. 标准化管理

集中管理有助于建立统一的IT设备标准。例如，企业可以规定所有办公用的台式电脑采用相同的配置标准，这不仅方便员工在不同部门之间的工作调动（因为操作环境相似），而且便于企业进行软件部署、安全管理等工作。如果没有标准化，每个部门的设备五花八门，安装软件、进行系统更新等工作都会变得非常复杂。

三、IT固定资产集中管理的实施步骤

（一）资产清查

1. 全面盘点

首先要对企业现有的IT固定资产进行全面清查。这包括登记每一台设备的型号、序列号、购买日期、使用部门、当前状态（正常使用、维修中、闲置等）等信息。可以通过人工实地盘点结合资产管理软件扫描设备标签等方式进行。例如，工作人员拿着移动设备扫描贴在电脑主机上的二维码标签，就可以快速获取设备的基本信息并上传到管理系统。

2. 数据整理

清查得到的数据需要进行整理。要去除重复、错误的数据，确保每一项资产信息准确无误。然后按照一定的分类标准（如设备类型、使用部门等）对资产数据进行分类，以便后续的分析和管理。

（二）制定管理制度

1. 采购制度

明确IT固定资产的采购流程。规定哪些部门有权提出采购申请，采购申请需要经过哪些审批环节，如何选择供应商等。例如，采购金额在一定范围内的设备由部门主管审批，超过该范围则需要更高层领导审批。同时，在选择供应商时，要综合考虑产品质量、价格、售后服务等因素。

2. 使用和维护制度

制定设备的使用规范，如员工不得私自拆卸公司电脑、不得随意安装未经许可的软件等。对于设备的维护，规定维护周期、维护责任人和维护方式。例如，服务器每月进行一次系统检查，由专门的运维团队负责。如果设备出现故障，员工应该如何报修，维修人员应该在多长时间内响应等也要明确。

（三）选择管理工具

1. 资产管理软件的功能需求

一款优秀的IT固定资产管理软件应具备资产登记、资产查询、折旧计算、报表生成等基本功能。此外，还应具备预警功能，如设备保修期即将到期时提醒管理员，设备使用率过高时发出警告等。例如，当打印机的墨盒快用完时，软件能够提前通知相关人员进行更换，避免影响工作。

2. 评估和选择软件

企业可以根据自身需求对市场上的资产管理软件进行评估。可以从软件的功能完整性、易用性、可扩展性、价格等方面进行考量。可以先试用几款软件，然后选择最适合自己企业的一款。例如，一些小型企业可能更注重价格实惠且操作简单的软件，而大型企业则需要功能强大、可与其他企业系统集成的软件。

（四）人员培训

1. 管理人员培训

对负责IT固定资产管理的人员进行培训，使其熟悉管理流程、掌握管理工具的使用方法。他们需要知道如何进行资产清查、如何操作管理软件、如何处理各种突发情况等。例如，当遇到设备丢失的情况时，管理人员应该按照怎样的流程进行调查和处理。

2. 普通员工培训

普通员工也需要接受一定的培训，主要是关于设备的正确使用方法和企业的相关管理制度。让员工了解他们在保护企业IT固定资产方面的责任，如不得将公司的移动硬盘带出公司用于私人用途等。

四、IT固定资产集中管理面临的挑战及解决方案

（一）数据准确性挑战

1. 问题表现

在资产清查和日常管理过程中，数据不准确是常见的问题。可能由于人工录入错误、设备转移未及时更新信息等原因，导致管理系统中的数据与实际情况不符。例如，一台电脑已经从市场部调配到研发部，但管理系统中仍然显示其在市场部，这就会影响资源调配和决策。

2. 解决方案

加强数据审核机制，每次数据更新后都要进行复查。同时，利用自动化技术，如采用带有自动识别和更新功能的设备标签，当设备在不同区域移动时，能够自动向管理系统发送位置和归属部门变更的信息。定期对资产进行重新盘点也是保证数据准确性的有效措施。

（二）多部门协作挑战

1. 问题表现

IT固定资产集中管理涉及多个部门，如采购部门、使用部门、运维部门等。不同部门之间可能存在利益冲突或沟通不畅的情况。例如，采购部门为了降低成本采购了一批配置较低的电脑，但使用部门觉得无法满足工作需求，从而产生矛盾。

2. 解决方案

建立跨部门沟通协调机制，定期召开会议，让各部门表达自己的需求和意见。在制定管理制度和决策时，要有各部门代表参与。例如，在采购新的IT设备时，由采购部门、使用部门、财务部门等共同组成采购小组，综合考虑各方因素进行采购决策。

五、如何选择适合的IT固定资产集中管理方案

1. 企业规模考量

对于小型企业来说，简单、性价比高的管理方案可能更适合。这类方案可能侧重于基础的资产登记和基本的维护管理功能。而大型企业则需要功能全面、可扩展性强的管理方案，能够满足大规模资产的复杂管理需求，并且要能够与企业现有的ERP等系统进行集成。

2. 行业特性

不同行业对IT固定资产的依赖程度和使用方式不同。例如，金融行业对数据安全和设备稳定性要求极高，其IT固定资产集中管理方案需要重点关注安全防护和备份恢复功能。而创意设计行业可能更注重图形处理能力强的设备管理以及软件授权管理等方面。

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