《基层固定资产管理建议》

一、基层固定资产管理的重要性

基层单位的固定资产是其开展各项业务活动的重要物质基础。无论是小型企业的办公设备，还是基层政府部门的公共设施等，这些固定资产都有着不可替代的作用。

（一）保障正常运转

对于企业来说，像电脑、打印机等办公设备的正常使用，直接关系到日常办公的效率。如果固定资产管理不善，设备频繁出现故障却得不到及时维修或更换，将会严重影响工作进程。例如，一家广告设计公司，设计师的电脑如果经常死机或软件运行不畅，就无法按时完成高质量的设计任务。同样，在基层政府部门，如交通信号灯等公共设施作为固定资产，若不能有效管理，发生故障时不能及时修复，会导致交通拥堵甚至交通事故。

（二）成本控制的关键

固定资产通常占据了基层单位较大比例的资金投入。有效的管理可以延长资产使用寿命，减少不必要的购置和浪费。以学校为例，合理管理教学设备，如定期维护投影仪、桌椅等，可以避免因过早损坏而重新购买所带来的额外开支。而且，准确掌握固定资产的状态，能够在采购时做出更科学的决策，避免过度采购或者采购不适用的设备，从而实现成本的有效控制。

（三）合规性要求

从财务和审计的角度看，基层单位必须对固定资产进行规范管理。无论是企业面临税务部门的检查，还是基层政府接受上级部门的审计，固定资产的清晰记录和妥善管理都是必要条件。如果存在固定资产管理混乱，账目不清的情况，可能会面临处罚或信誉受损。比如一些国有企业，如果固定资产流失或管理不当，不仅违反企业内部规定，还可能违反国有资产管理的相关法律法规。

二、基层固定资产管理现状及存在的问题

（一）管理制度不完善

许多基层单位缺乏一套完整、详细的固定资产管理制度。这可能表现为在资产的购置、验收、入账、使用、维修、报废等环节没有明确的流程和标准。例如，有的企业在购置固定资产时，没有进行充分的需求调研，仅凭个别人员的意愿就随意采购，导致购置的设备不符合实际需求。在验收环节，可能没有专业人员参与，无法准确判断资产是否合格。

（二）信息化程度低

很多基层单位仍然采用传统的手工记账方式来管理固定资产。这种方式存在诸多弊端。一是效率低下，记录和查询资产信息耗时费力。例如，当需要查找某一台设备的购置时间、维修记录等信息时，可能需要翻阅大量的纸质账本。二是容易出错，人工记录可能会出现数据录入错误或者遗漏。三是无法实时更新资产状态，不能及时反映资产的增减变动、使用情况等信息。

（三）人员意识淡薄

基层员工往往对固定资产管理不够重视。在使用过程中，缺乏爱护意识，随意操作设备，加速了设备的损坏。例如，在办公室里，有些员工对待公用打印机比较粗暴，卡纸后不按照正确方法处理，强行拉扯纸张，容易损坏打印机内部部件。而且，员工在调动岗位或者离职时，没有及时办理固定资产的交接手续，造成资产去向不明。

（四）资产清查困难

由于基层单位固定资产数量众多、分布广泛，定期的资产清查工作面临很大挑战。一方面，清查工作需要耗费大量的人力、物力，很多单位难以组织有效的清查。另一方面，因为缺乏有效的标识和管理手段，在清查过程中容易出现资产漏查、错查的情况。例如，一个拥有多个分支机构的企业，各个网点的固定资产清查如果缺乏统一的标准和高效的方法，很难做到账实相符。

三、基层固定资产管理的建议

（一）建立健全管理制度

1. 完善购置流程

基层单位应建立严格的固定资产购置审批制度。首先，由使用部门提出需求申请，详细说明购置资产的原因、用途、预期效益等。然后，相关管理部门进行评估审核，包括对市场上同类产品的调查、价格比较等。最后，根据单位的预算情况和审批权限，决定是否批准购置。例如，一家制造业企业如果要购置一台新的生产设备，需要生产部门提出申请，设备管理部门评估该设备对生产效率提升的作用，并与市场上其他类似设备的性价比进行比较，财务部门审核预算是否充足，经过层层审批后才能进行采购。

2. 规范验收和入账

在验收环节，应组建专门的验收小组，成员包括技术专家、财务人员和使用部门代表等。验收时，要按照合同约定的标准，对资产的数量、质量、性能等进行全面检查。验收合格后，财务部门根据验收报告及时入账，确保资产信息准确无误。例如，对于新采购的一批办公电脑，验收小组要检查电脑的配置是否符合合同要求，外观是否有损坏，系统是否能正常运行等，验收通过后财务部门才能将其登记为固定资产。

3. 加强使用和维修管理

制定固定资产使用指南，明确操作规程，提高员工的正确使用意识。同时，建立维修保养计划，定期对资产进行维护保养。例如，对于企业的大型机械设备，要按照设备说明书制定详细的操作流程，张贴在设备显眼位置，操作人员必须严格按照流程操作。并且根据设备的使用频率和特点，每季度或半年安排一次专业的维修保养，及时发现和解决潜在问题。

4. 严格报废处置

设立固定资产报废鉴定小组，对拟报废的资产进行评估鉴定。符合报废条件的资产，按照规定的程序进行处理，如公开拍卖、废旧物资回收等。同时，要做好资产核销的财务处理，确保账实相符。例如，对于已经使用多年且无法修复的办公家具，经报废鉴定小组确认后，可以通过公开拍卖的方式进行处理，所得款项上缴财务部门，财务部门根据相关凭证对该资产进行核销。

（二）提高信息化管理水平

1. 引入固定资产管理软件

选择适合基层单位规模和需求的固定资产管理软件。这类软件可以实现资产的全生命周期管理，包括资产的登记、变动、清查、折旧计算等功能。通过软件，管理人员可以随时随地查询资产信息，大大提高了管理效率。例如，一款优秀的固定资产管理软件可以让管理员通过手机APP扫描资产二维码，就能获取资产的详细信息，如购置日期、使用人、维修历史等。

2. 建立资产数据库

利用信息化手段将所有固定资产的信息录入数据库，包括资产的基本信息（名称、型号、规格等）、财务信息（购置金额、折旧年限等）、使用信息（使用部门、使用人等）等。这样可以方便地进行数据统计分析，为管理决策提供依据。例如，通过数据库查询，可以快速了解到某个部门的固定资产总值、某种类型资产的分布情况等，从而为资源分配和预算编制提供参考。

3. 实现信息共享

打破部门之间的信息壁垒，使固定资产的相关信息在不同部门之间实现共享。例如，财务部门可以及时获取资产使用部门的变动信息，以便准确进行折旧计算和账务处理；使用部门也能了解到资产的财务状况，如剩余价值等，从而更好地规划资产的使用和更新。

（三）增强人员管理意识

1. 培训教育

定期组织固定资产管理培训，让员工了解固定资产管理的重要性、相关制度和操作流程。培训内容可以包括固定资产的分类、计价、折旧等基础知识，以及在日常工作中如何正确使用和维护固定资产。例如，针对新入职员工开展固定资产管理入门培训，针对老员工进行定期的政策法规和操作技能更新培训。

2. 激励机制

建立激励机制，对在固定资产管理方面表现优秀的部门和个人给予奖励，如奖金、荣誉证书等。对因管理不善造成资产损失的部门和个人进行相应的处罚。例如，如果一个部门在一年的固定资产管理中，资产完好率高，且能积极配合管理部门的工作，就可以获得一定的奖金奖励；反之，如果因为某员工的疏忽导致资产损坏，则要扣除该员工一定的绩效分数。

3. 宣传推广

通过内部宣传栏、企业内刊、电子邮件等多种方式，宣传固定资产管理的知识和理念，营造良好的管理氛围。例如，可以在内部宣传栏上定期发布固定资产管理的小常识、优秀案例等，让员工在潜移默化中提高管理意识。

（四）优化资产清查工作

基层单位在进行固定资产清查时，面临诸多挑战。首先，由于固定资产数量众多、分布广泛，清查工作需要耗费大量的人力、物力。其次，缺乏有效的标识和管理手段，容易导致资产漏查、错查。因此，基层单位应优化资产清查工作，采取以下措施：

• 制定详细的清查计划和标准，明确清查的目标、范围和方法。
• 采用信息化手段，如固定资产管理软件，提高清查效率和准确性。
• 加强人员培训，提高员工的清查意识和操作技能。
• 建立清查结果反馈机制，及时发现和解决问题。

通过优化资产清查工作，基层单位可以更好地掌握固定资产的实际情况，为资产管理提供有力支持。

四、结语

基层固定资产管理对于保障正常运转、成本控制以及合规性要求具有重要意义。然而，目前许多基层单位在固定资产管理方面存在管理制度不完善、信息化程度低、人员意识淡薄和资产清查困难等问题。为了改进这些问题，基层单位应建立健全管理制度、提高信息化管理水平、增强人员管理意识和优化资产清查工作。只有这样，才能确保固定资产的安全、完整和有效利用，为基层单位的可持续发展提供有力保障。