固定资产取得管理流程全解析

在企业运营中，固定资产的取得管理是一项至关重要的工作。它不仅关系到企业资源的合理配置，还影响着企业的财务状况和长期发展战略。有效的固定资产取得管理流程能够确保企业获取所需资产的同时，最大程度地降低成本、提高效率并控制风险。

一、引言

在企业运营中，固定资产的取得管理是一项至关重要的工作。它不仅关系到企业资源的合理配置，还影响着企业的财务状况和长期发展战略。有效的固定资产取得管理流程能够确保企业获取所需资产的同时，最大程度地降低成本、提高效率并控制风险。

二、前期规划

（一）确定需求

首先，企业各个部门需要明确自身对于固定资产的需求。例如，生产部门可能需要新的生产设备来提高产能；研发部门可能需要特定的实验仪器以推进项目研究；行政部门则可能需要办公家具或电脑设备等满足日常办公需求。各部门要详细列出所需固定资产的类型、数量、规格以及预期的使用功能等信息。这一步骤就像是为一场战役制定作战计划中的目标设定，如果目标不清晰，后续的所有行动都可能出现偏差。

（二）预算编制

在确定需求后，财务部门就要着手进行预算编制。这需要综合考虑多种因素，如市场价格波动、运输成本、安装调试费用等。对于昂贵的大型固定资产，还可能需要预留一定的维修保养基金。预算编制过程中，要参考以往类似资产的采购成本，同时也要关注市场动态。例如，某些电子产品的价格可能随着技术更新换代而迅速下降，如果按照过高的历史价格来编制预算，就可能造成资金浪费。此外，预算一旦确定，应尽量严格执行，但也需保留一定的灵活性，以应对不可预见的情况，如原材料价格突然上涨等。

三、供应商选择

（一）市场调研

企业要对潜在的供应商进行广泛的市场调研。这包括查询供应商的信誉、了解其产品质量、评估售后服务等方面。可以通过互联网搜索、行业报告、同行推荐等方式收集供应商信息。比如，如果一家企业要采购一批办公桌椅，就可以在办公家具行业网站上查找排名靠前、口碑较好的供应商，查看他们的客户评价，了解是否存在交货延迟、产品质量不过关等问题。同时，还可以向同行业其他企业询问他们合作过的优质供应商。

（二）供应商评估

在收集到众多供应商信息后，需要对其进行系统的评估。可以从以下几个维度进行：

• 产品质量：查看供应商提供的产品样本或者参观其生产车间，确保产品符合企业需求的质量标准。例如，对于生产设备，其精度、稳定性等指标必须达到规定要求。
• 价格：对比不同供应商的报价，但不能仅仅以价格高低作为唯一衡量标准。有时候过低的价格可能意味着产品质量或售后服务存在隐患。
• 交货期：确保供应商能够按照企业要求的时间准时交货。如果交货延迟，可能会影响企业的正常生产或运营计划。
• 售后服务：良好的售后服务对于固定资产的长期使用至关重要。例如，设备供应商应能提供及时的维修服务、技术支持以及零部件供应等。

通过对这些维度的综合评估，筛选出几家最符合企业要求的供应商。

四、采购谈判与合同签订

（一）采购谈判

在选定潜在供应商后，企业采购人员就要与供应商进行采购谈判。谈判内容包括价格、交货期、付款方式、售后服务条款等。在价格谈判方面，可以利用市场调研所掌握的信息，向供应商表明同类产品在其他供应商处的价格情况，争取更优惠的价格。同时，对于交货期，要明确精确的日期，并规定相应的违约责任。付款方式也是谈判的重要内容，常见的有预付款、货到付款、分期付款等方式，企业要根据自身的财务状况和风险承受能力来选择合适的付款方式。例如，对于新合作的供应商且金额较大的订单，可以采用分期付款的方式，先支付一部分定金，在验收合格后再支付剩余款项，这样可以有效降低风险。

（二）合同签订

经过谈判达成一致后，双方就要签订采购合同。合同应明确规定双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证条款、售后服务条款、违约责任等内容。合同是保障双方权益的法律文件，因此在签订前一定要仔细审核，确保各项条款准确无误。例如，如果合同中关于产品规格的描述模糊不清，可能会导致供应商提供不符合企业需求的产品，从而引发纠纷。此外，合同签订后，企业应妥善保管，以备日后查询和执行合同条款时使用。

五、固定资产的验收

（一）到货检查

当固定资产到货时，企业应组织专门的验收小组进行到货检查。验收小组通常由采购部门、使用部门和质量检验部门等相关人员组成。首先，要核对货物的数量是否与合同约定一致，然后检查货物的外观是否有损坏、变形等情况。对于一些精密设备，还要检查包装是否完好无损，因为不当的包装可能会影响设备的内部结构和性能。例如，一台高精度的数控机床，如果在运输过程中受到剧烈撞击，即使外观看起来没有问题，其内部的精度也可能已经受到影响。

（二）质量验收

除了到货检查外，还需要进行质量验收。质量验收要依据合同中规定的质量标准进行。对于生产设备，可以进行试运转测试，检查其各项性能指标是否达到要求；对于办公家具，可以检查其材质、工艺等是否符合标准。如果发现质量问题，应及时通知供应商，并按照合同规定的处理方式进行解决。质量验收是确保固定资产能够正常投入使用的关键环节，如果忽视这一环节，可能会给企业带来巨大的损失，如购买到质量不合格的生产设备，导致生产出来的产品次品率高，增加生产成本。

六、固定资产的入账与登记

（一）入账处理

验收合格后的固定资产，财务部门要进行入账处理。入账价值的确定要遵循会计准则的规定，一般包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、安装调试费等必要支出。例如，企业购买一台价值10万元的设备，运输费5000元，安装调试费1万元，那么该设备的入账价值就是11.5万元。正确的入账处理有助于准确反映企业的资产状况和财务成果。

（二）资产登记

同时，企业还需要建立固定资产登记台账，对固定资产进行详细登记。登记内容包括资产名称、型号、规格、购置日期、购置金额、使用部门、存放地点等信息。固定资产登记台账是企业资产管理的重要工具，通过它可以方便地查询和掌握企业固定资产的分布情况、使用状态等信息。例如，当企业需要进行固定资产盘点时，就可以依据登记台账进行逐一核对。

七、风险控制

（一）市场风险

在固定资产取得过程中，市场风险是不可忽视的。如前面提到的价格波动风险，原材料价格上涨可能导致采购成本增加，而技术进步可能使某些固定资产迅速贬值。为应对市场风险，企业可以采用套期保值、签订长期合同与短期合同相结合等策略。套期保值可以锁定原材料价格，减少价格波动带来的影响；长期合同可以确保供应稳定，短期合同则能灵活适应市场变化。

（二）质量风险

质量风险可能导致企业购买到不符合需求的固定资产，影响企业运营。为降低质量风险，除了前面提到的严格的供应商评估和质量验收环节外，企业还可以要求供应商提供质量保证金。如果在质保期内出现质量问题，企业可以从质量保证金中扣除相应的维修或更换费用。

（三）交付风险

交付风险主要指供应商不能按时交货的风险。这可能会打乱企业的生产或运营计划。企业可以在合同中明确违约责任，如逾期交货的罚款条款，同时，在采购过程中密切关注供应商的生产进度，提前做好应对措施，如寻找备用供应商等。

八、高效固定资产取得管理流程的意义

一个高效的固定资产取得管理流程对企业有着诸多积极意义。首先，在成本控制方面，通过合理的预算编制、供应商选择和谈判等环节，可以降低采购成本，减少不必要的开支。其次，在资源配置上，确保企业获取到真正需要的固定资产，提高资源的利用效率。再者，在风险管理方面，有效的风险控制措施能够避免因各种风险而导致的损失，保障企业的稳定运营。最后，良好的固定资产取得管理流程还有助于提升企业的整体竞争力，使企业在市场竞争中处于有利地位。