公司如何管理固定资产

一、固定资产管理的重要性

固定资产是公司运营的重要资源，包括房屋、设备、车辆、办公家具等。有效地管理固定资产对于公司有着诸多关键意义。

（一）成本控制

1. 采购成本：合理管理固定资产可以避免不必要的采购。例如，如果公司已经有闲置的设备能够满足新的业务需求，却又盲目购买新设备，这就会增加不必要的采购成本。通过对现有固定资产的盘点和评估，能准确判断是否真正需要新的资产投入。

2. 维护成本：不同的固定资产有着不同的维护要求和成本。正确的管理能够制定合理的维护计划，防止过度维护或维护不足。比如，对于一台高精度生产设备，定期按照厂家要求进行专业保养，可以延长其使用寿命，减少故障维修成本；而如果对一些低使用率的办公设备进行过于频繁的高级维护，就是一种浪费。

（二）提高运营效率

1. 资产利用率：知道公司拥有哪些固定资产以及它们的分布和使用状态，有助于提高资产的利用率。例如，一家连锁企业如果能清楚地掌握各个门店的设备情况，就可以在某个门店设备闲置时，调配到其他急需的门店，从而保证整体业务的顺利开展。

2. 工作流程优化：固定资产管理涉及到多个部门和环节，如采购、使用、维护、报废等。良好的管理可以梳理这些流程，让各部门之间协作更加顺畅。例如，当使用部门提出设备维修需求时，维修部门能够快速响应，减少因设备故障导致的工作停滞时间。

（三）财务健康与合规性

1. 准确的财务报表：固定资产在公司的资产负债表中占有重要地位。正确管理固定资产的入账、折旧计算等，可以确保财务报表的准确性。例如，如果固定资产的折旧方法错误或者价值记录不准确，会影响到公司的利润计算和税务申报。

2. 合规要求：许多行业都有关于固定资产管理的法规和标准要求。例如，特定行业的环保设备必须达到规定的标准并且正常运行。妥善管理固定资产有助于公司满足这些合规要求，避免面临罚款等风险。

二、固定资产管理的基础 - 资产清查与分类

（一）资产清查

1. 定期清查：公司应该建立定期的固定资产清查制度，例如每年或每半年进行一次全面清查。清查过程中，要详细记录每个资产的名称、型号、位置、使用状态等信息。可以由专门的资产管理团队负责，也可以抽调各部门人员组成临时清查小组。

2. 清查方法：可以采用实地盘点法，即工作人员到资产所在地点逐一核对。对于大型企业，还可以结合条形码或二维码技术，为每个固定资产贴上唯一标识，通过扫描设备快速获取资产信息并与系统记录进行比对。同时，要注意盘盈和盘亏情况的处理，对于盘盈的资产要查明来源并合理入账，对于盘亏的资产要分析原因，如是否被盗、损坏未及时登记等。

（二）资产分类

1. 根据使用功能分类：可以分为生产设备、办公设备、运输工具、房屋建筑等。这种分类方式有助于明确不同类型资产的管理重点。例如，生产设备的管理重点在于生产效率和质量保障，办公设备则更关注员工的使用体验和日常维护。

2. 根据价值分类：将固定资产分为高价值资产和低价值资产。高价值资产通常需要更严格的管理措施，如单独的保险、更频繁的维护检查等。例如，公司的大型生产机器价值高昂，一旦出现故障会严重影响生产，所以需要重点监控和维护；而一些低价值的办公用品如普通桌椅，管理相对宽松一些，但也要确保正常使用。

3. 根据使用年限分类：可分为短期使用资产（如租赁的设备，使用期限较短）和长期使用资产（如自建厂房，使用年限较长）。针对不同使用年限的资产，在折旧计算、更新计划等方面会有所不同。例如，短期使用资产可能采用直线法快速折旧，而长期资产可能采用更复杂的折旧方法如双倍余额递减法等。

三、固定资产的采购管理

（一）需求评估

1. 内部需求调研：在采购固定资产之前，首先要进行内部需求调研。由使用部门提出需求，详细说明为什么需要该资产、预计使用频率、预期效益等。例如，销售部门如果提出需要新的展示设备，要阐述该设备如何有助于提升产品展示效果，进而促进销售业绩。

2. 多部门评估：不能仅仅依赖使用部门的意见，还需要财务部门、技术部门等多部门参与评估。财务部门要考虑公司的资金状况和预算安排，技术部门要评估该资产的技术可行性和兼容性。例如，购买新的办公软件，技术部门要确保其能与现有的计算机系统兼容，不会带来安全隐患。

（二）供应商选择

1. 市场调研：寻找合适的供应商是固定资产采购的重要环节。要对市场上的供应商进行广泛调研，了解他们的产品质量、价格、售后服务等情况。可以通过网络搜索、行业展会、同行推荐等方式获取供应商信息。

2. 供应商评估：建立供应商评估体系，从多个维度进行评估。例如，对于设备供应商，可以从产品质量（是否符合行业标准、以往产品的故障率等）、价格（是否具有竞争力、是否存在隐藏费用等）、交货期（能否按时交货）、售后服务（是否提供培训、维修响应时间等）等方面进行评估。选择优质的供应商可以降低采购风险，提高采购满意度。

（三）采购流程与合同管理

1. 采购流程：建立规范的采购流程，包括采购申请、审批、招标（对于大额采购）、签订合同、验收等环节。每个环节都要有明确的责任人，确保采购过程的透明化和规范化。例如，采购申请要详细填写资产的规格、数量、预算等信息，经过层层审批后才能进入下一环节。

2. 合同管理：合同是固定资产采购的重要依据，要对合同进行严格管理。合同中要明确双方的权利和义务，包括资产的规格、价格、交货期、质量保证、售后服务条款等。在合同执行过程中，要跟踪合同的履行情况，如发现供应商未按合同约定交货或提供的产品不符合要求，要及时采取措施，如要求整改、索赔等。

四、固定资产的使用与维护管理

（一）使用管理

1. 制定使用规则：针对不同的固定资产，制定相应的使用规则。例如，对于公司的公用车辆，要规定使用申请流程、驾驶资格、使用范围、油耗标准等。对于办公设备，要明确使用的操作规范，防止因不当操作造成设备损坏。

2. 使用者培训：对于一些复杂的固定资产，如大型生产设备、专业软件等，要对使用者进行培训。培训内容可以包括设备的基本操作、日常维护知识、安全注意事项等。通过培训，提高使用者的操作技能和维护意识，延长资产的使用寿命。

（二）维护管理

1. 日常维护：建立日常维护制度，明确维护责任人、维护内容和维护周期。例如，对于办公电脑，每天下班前要进行关机、清理桌面文件等简单维护；对于生产设备，要定期进行清洁、润滑、检查关键部件等日常维护工作。

2. 定期检修：除了日常维护，还要进行定期检修。根据资产的类型和使用情况，确定不同的检修周期。例如，电梯每隔一定时间就需要进行全面的安全检修，生产设备每年可能需要进行一次深度检修，以更换磨损严重的部件等。定期检修可以提前发现潜在问题，避免突发故障。

3. 维修管理：当固定资产出现故障时，要有一套完善的维修管理流程。使用部门要及时报告故障情况，维修部门接到通知后要尽快安排维修人员进行维修。对于维修所需的配件，要有库存管理或者快速的采购渠道，确保维修工作能够及时完成。同时，要记录每次维修的情况，包括故障原因、维修内容、维修费用等，以便日后分析和总结经验。

五、固定资产的折旧管理

（一）折旧方法选择

1. 直线法：这是最常用的折旧方法之一，即将固定资产的应计折旧额均衡地分摊到固定资产预计使用寿命内。计算公式为