《医院采购合同审批管理：你知道其中的关键吗？》

《医院采购合同审批管理全解析》

一、医院采购合同审批管理的重要性

（一）保障医疗资源的合理获取

医院的正常运转离不开各类物资和服务的采购，从医疗设备到药品，从办公用品到后勤服务。有效的采购合同审批管理能够确保医院获取到质量合格、价格合理的资源。例如，在医疗设备采购方面，如果没有严格的审批，可能会购买到不符合医院实际需求或者质量不过关的设备，这不仅会浪费资金，还可能影响医疗服务的质量。对于药品采购，错误的合同审批可能导致购进高价且效果不佳的药品，增加患者的负担。

（二）控制成本

在医院运营成本中，采购成本占据相当大的比例。通过严谨的采购合同审批管理，可以对采购价格、数量、付款方式等进行详细审查。比如，多家供应商竞争时，审批环节可以比较不同供应商的报价，选择性价比最高的。同时，对于采购数量的精准审批，避免了过度采购造成的库存积压和资金占用。在付款方式上，合理的审批能够确保医院资金的有效利用，如争取更有利的付款周期，减少资金提前流出带来的财务压力。

（三）合规性与风险管理

医院作为一个特殊的机构，受到众多法律法规的约束。采购合同审批管理有助于确保所有的采购活动都符合相关规定，包括招投标法、药品采购相关法规等。从风险角度来看，不规范的采购合同可能带来法律风险、质量风险等。例如，未经合法审批签订的合同可能存在条款漏洞，一旦出现纠纷，医院可能处于不利地位。审批过程中对供应商资质的严格审查，可以降低供应商品质不佳或供应中断的风险。

二、医院采购合同审批管理的流程

（一）采购需求提出

通常由医院内部各科室根据自身业务发展需求提出采购申请。例如，外科科室可能因为手术量增加而需要新的手术器械，或者内科科室因为患者增多需要补充某种特效药品。采购需求应明确物资或服务的名称、规格、数量、预计使用时间等基本信息。在这个阶段，科室负责人需要对需求的合理性负责，避免不必要的采购请求。

（二）市场调研与供应商选择

采购部门收到需求后，会开展市场调研。对于常见的物资，如办公用品，可能会参考过往的采购记录和市场行情。而对于复杂的医疗设备或特殊药品，则需要深入了解不同品牌、型号的性能差异以及市场上主要供应商的情况。在供应商选择方面，会综合考虑供应商的信誉、生产能力（对于产品供应商）、服务水平、价格等因素。一般会建立一个潜在供应商名单，并对其进行初步筛选，筛选出几家符合条件的供应商进入后续谈判环节。

（三）合同起草

确定供应商后，采购部门会同法务部门或相关专业人员起草采购合同。合同内容应包含采购标的的详细描述、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、售后服务条款、付款方式、违约责任等关键要素。例如，在医疗设备采购合同中，质量标准部分要明确设备应符合的国家或行业标准，售后服务条款要涵盖设备的安装调试、培训、保修期限和范围等内容。

（四）内部审批

1. 初审

- 首先由采购部门负责人进行初审。主要审查合同条款是否与采购需求一致，价格是否在预算范围内，供应商选择是否符合规定等。如果发现问题，会要求相关人员进行修改。例如，如果采购价格超出了前期市场调研的合理范围，采购部门负责人就不会批准合同进入下一环节。

2. 跨部门审批

- 对于一些金额较大或者影响面广的采购合同，还需要经过多个部门的审批。如财务部门会重点审查付款条款，确保医院的资金安排合理；医务部门可能会对医疗设备或药品的适用性进行审核，判断是否满足临床需求；法务部门则会对合同的合法性、合规性进行全面审查，检查合同条款是否存在法律风险。每个部门都有自己的审核要点，只有当所有部门都批准后，合同才能进入下一轮审批。

3. 院领导审批

- 重大采购合同最终需要院领导审批。院领导会从医院整体战略、预算控制、社会影响等多方面进行考量。例如，一项大额的医疗设备采购可能会影响医院未来几年的财务状况和医疗服务水平，院领导需要权衡利弊后做出决策。

（五）合同签订与执行

经过所有审批环节后，医院与供应商正式签订采购合同。在合同执行过程中，采购部门要密切跟踪合同的履行情况，包括货物的交付、验收、付款等环节。如果供应商未能按照合同约定执行，如延迟交货或者提供的货物不符合质量标准，医院要依据合同条款采取相应措施，如要求赔偿、解除合同等。同时，财务部门也要按照合同约定的付款方式及时付款，维护医院良好的商业信誉。

三、医院采购合同审批管理中的常见问题及解决方案

（一）审批效率低下

1. 问题表现

- 在很多医院，采购合同审批流程繁琐，涉及部门众多，每个部门都有自己的工作安排，导致审批时间过长。例如，一份普通的办公用品采购合同，可能因为某个部门负责人出差或者忙于其他事务，而在其办公桌上搁置数天，从而影响整个采购进度。而且，纸质化的审批流程往往需要人工传递文件，容易出现文件丢失、延误等情况。

2. 解决方案

- 引入信息化的采购合同审批系统。这样可以实现审批流程的自动化，各个部门可以在线上及时查看和处理合同审批任务。系统可以设置提醒功能，当合同到达某个部门审批时，自动提醒相关负责人。同时，通过电子签名技术，保证审批的合法性。另外，对审批流程进行优化，明确每个部门的审批时限，对于一些小额、常规的采购合同，可以简化审批环节，提高审批效率。

（二）缺乏统一的标准和规范

1. 问题表现

- 不同科室、不同采购人员在进行采购合同审批时，可能采用不同的标准。例如，有的科室在采购医疗设备时，更注重设备的功能，而忽略了售后服务条款；有的采购人员对供应商资质审查不够严格，导致一些不具备资质的供应商参与投标。这种缺乏统一标准和规范的情况，容易引发各种问题，如采购质量不稳定、合同纠纷等。

2. 解决方案

- 制定统一的医院采购合同审批标准和规范手册。手册中明确规定各类采购项目的审批流程、各部门的职责、合同条款的基本要求等。例如，对于医疗设备采购，明确规定必须审查供应商的医疗器械生产许可证或经营许可证、产品的注册证等资质文件；在合同条款方面，要求必须包含设备的质量保证期、维修响应时间等售后服务条款。同时，加强对采购人员的培训，确保他们熟悉并遵守这些标准和规范。

（三）供应商管理不善

1. 问题表现

- 在供应商管理方面，有些医院存在不足。例如，对供应商的定期评估机制不完善，不能及时发现供应商在供货质量、交货期等方面存在的问题。还有些医院没有建立供应商黑名单制度，对于那些曾经提供过劣质产品或者有不良商业行为的供应商没有限制措施，导致可能再次与其合作。

2. 解决方案

- 建立完善的供应商管理体系。定期对供应商进行评估，评估指标可以包括供货质量、交货期、售后服务、价格竞争力等。根据评估结果对供应商进行分类管理，对于优质供应商给予更多的合作机会，如优先考虑中标；对于表现不佳的供应商，要求其限期整改，如果整改后仍不能达到要求，则将其列入黑名单，不再与其合作。同时，建立供应商数据库，方便查询供应商的历史交易记录、资质信息等，为采购合同审批提供有力支持。

四、如何借助信息化工具提升医院采购合同审批管理

（一）采购合同审批系统的功能优势

1. 流程自动化

- 信息化的采购合同审批系统能够实现从采购需求提出到合同签订的全流程自动化。例如，当科室提交采购需求后，系统会自动按照预设的流程流转到采购部门进行市场调研和供应商选择，然后依次进入合同起草、