《后勤物资管理采购表》里都有啥？如何制定？

《后勤物资管理采购表全解析》

一、后勤物资管理采购表的重要性

后勤物资管理采购表是企业或组织后勤管理工作中的一个关键工具。它就像是一份详细的地图，指引着整个后勤物资采购流程的方向。首先，从资源统筹的角度来看，这个采购表能够清晰地列出所需物资的种类和数量。例如，对于一家拥有众多员工的大型企业，办公用品的采购就是一项复杂的任务。如果没有准确的采购表，可能会出现纸张过剩而墨盒短缺的情况，影响正常的办公运作。

其次，在成本控制方面，采购表可以帮助管理人员精确计算每一项物资的预算。以餐饮企业为例，食材的采购价格波动较大，如果没有详细记录每次采购的价格、数量等信息，就很难分析成本结构，容易造成不必要的开支。通过采购表，可以对不同供应商的报价进行比较，选择性价比最高的产品。

再者，从供应链管理来说，采购表有助于与供应商建立良好的合作关系。当供应商收到明确的采购表时，他们能更好地准备货物，减少交货延迟的可能性。这对于保证企业的正常运营至关重要，尤其是在一些对物资供应及时性要求很高的行业，如医院等医疗机构，医疗物资的及时供应关乎患者的生命健康。

二、后勤物资管理采购表的基本构成要素

（一）物资信息栏

1. 物资名称

这是采购表最基础的部分。必须准确无误地填写物资的名称，避免模糊不清的表述。例如，不能简单地写“笔”，而应该明确是“晨光中性笔0.5mm黑色”。这样的详细名称有助于采购人员准确找到对应的商品，也方便财务部门进行记账和核算。

2. 规格型号

不同规格型号的物资在功能和用途上可能存在差异。以电脑为例，可能有不同的处理器型号、内存大小和硬盘容量等。在采购表中注明规格型号，能够确保所采购的物资完全符合实际需求。如果是为设计部门采购电脑，可能就需要较高配置的型号，如i7处理器、16GB内存等。

3. 单位

明确物资的计量单位，是个、盒、箱还是套等。这对于准确统计物资数量非常重要。比如纸张可以按包采购，一包通常包含500张，如果单位不明确，可能会导致采购数量的混乱。

（二）数量栏

1. 计划采购量

这是根据企业的需求预测得出的数值。需要综合考虑多种因素，如使用频率、库存水平、业务增长预期等。例如，一家新开业的酒店在筹备阶段，对于一次性洗漱用品的计划采购量就需要根据客房数量、预计入住率以及开业初期的促销活动等因素来确定。如果预计开业初期入住率较高且有大量预订，那么就需要采购较多的一次性洗漱用品。

2. 实际采购量

实际采购量可能会与计划采购量有所不同。这可能是由于市场供应情况、价格波动或者临时调整需求等原因造成的。例如，原本计划采购100个文件夹，但供应商提供了优惠活动，购买120个可以享受更低的单价，在库存空间允许的情况下，实际采购量可能就会调整为120个。在采购表中记录实际采购量，有助于对比分析采购决策的合理性。

（三）价格栏

1. 单价

单价反映了每种物资的单个价格。这一数据需要及时更新，因为市场价格是不断变化的。在采购过程中，需要对不同供应商的单价进行比较。例如，在采购办公用品时，A供应商的得力订书机单价为10元，B供应商为9元，那么在其他条件相同的情况下，B供应商的价格更具优势。同时，单价的准确性对于成本核算至关重要，如果单价记录错误，会直接影响到总成本的计算。

2. 总价

总价是由单价乘以数量得出的。它是采购成本的直接体现。通过对不同物资的总价进行汇总，可以得到总的采购成本。这有助于企业评估每次采购活动的经济规模，并且可以作为预算执行情况的重要依据。如果总价超出了预算范围，就需要对采购决策进行重新审视，找出超支的原因并进行调整。

（四）供应商信息栏

1. 供应商名称

记录供应商的全称，这对于建立长期稳定的合作关系非常重要。一个好的供应商能够提供优质的产品和良好的售后服务。例如，对于建筑企业来说，选择一家知名且信誉良好的钢材供应商，能够保证建筑材料的质量，减少工程风险。同时，明确的供应商名称也便于在出现问题时进行沟通和追溯责任。

2. 联系方式

包括供应商的电话、邮箱、地址等信息。当有紧急采购需求或者遇到产品质量问题时，可以及时与供应商取得联系。比如，在餐饮企业发现所采购的食材存在质量问题时，可以迅速通过电话联系供应商，要求其解决问题或者退换货物。

（五）采购日期和交货日期栏

1. 采购日期

记录采购活动发生的日期。这有助于跟踪采购周期，分析不同时间段的采购频率和规模。同时，对于财务结算和税务处理也具有参考价值。例如，企业的财务部门可能会根据采购日期来安排付款计划，确保资金的合理流动。

2. 交货日期

明确供应商应交货的日期。这对于保障企业的正常运营非常关键。如果是生产型企业，原材料的按时交货直接影响到生产计划的顺利进行。一旦供应商未能按时交货，可能会导致生产线停工，造成巨大的经济损失。因此，在采购表中严格记录交货日期，并及时跟进交货情况，可以有效避免此类风险。

三、如何制定有效的后勤物资管理采购表

（一）需求调研

1. 内部部门需求收集

首先要与企业内各个部门进行充分的沟通。行政部门可能需要办公用品，生产部门需要原材料，销售部门可能需要宣传资料等。通过问卷调查、部门会议等方式，收集各部门的物资需求信息。例如，可以向每个部门发放一份物资需求调查问卷，让他们详细列出未来一段时间内所需物资的种类、数量、规格等要求。对于特殊需求，如研发部门对某种新型实验设备的需求，还需要进行单独的访谈了解。

2. 历史数据参考

分析过去的采购数据也是制定有效采购表的重要依据。查看以往的采购量、使用频率、库存周转率等指标。以医院的药品采购为例，如果某种药品过去一年的平均月使用量为100盒，库存周转率为每月一次，那么在制定新的采购表时，就可以以此为基础，结合医院的业务发展趋势，如是否新增科室、患者数量是否增加等因素，来确定合理的采购量。

（二）市场调研

1. 供应商调查

对潜在的供应商进行全面调查。了解他们的产品质量、价格水平、供货能力、售后服务等方面的情况。可以通过网络搜索、行业展会、同行推荐等方式获取供应商信息。例如，在寻找办公用品供应商时，可以在网上搜索相关供应商的评价，参加办公用品展会实地考察供应商的产品，或者向同行业的其他企业询问他们合作过的优质供应商。在调查过程中，要对供应商进行分类评估，筛选出符合企业需求的供应商列入采购表的候选名单。

2. 价格走势分析

关注物资的市场价格走势。对于一些价格波动较大的物资，如钢材、石油等，要建立价格监测机制。可以通过订阅行业价格报告、关注大宗商品交易网站等方式获取价格信息。例如，建筑企业在制定钢材采购表时，如果发现钢材价格处于下降通道，可以适当推迟采购时间，等待更有利的价格时机；反之，如果价格即将上涨，则可以提前锁定一定数量的采购量，以控制成本。

（三）采购表的模板设计

1. 根据需求定制列项

根据前面调研得到的信息，定制采购表的列项。除了前面提到的基本构成要素外，还可以根据企业的特殊需求增加一些列项。例如，如果企业注重环保，对于某些物资可以增加“是否环保”这一列项；如果企业有进出口业务，对于进口物资可以增加“关税税率”列项。这样可以使采购表更加贴合企业的实际管理需求。