采购合同管理审核包含哪些流程和要点？

《采购合同管理审核全解析》

一、采购合同管理审核的重要性

采购合同是企业采购活动中的关键法律文件，它规定了买卖双方的权利和义务。有效的采购合同管理审核具有多方面不可忽视的重要意义。

1. 风险防控

• 从法律风险来看，如果采购合同中的条款不符合法律法规要求，可能会导致企业面临诉讼风险。例如，在一些合同中关于知识产权的约定不明确，当涉及到产品所含技术的归属问题时，容易引发纠纷。审核过程能够及时发现这些潜在的法律漏洞，确保合同合法合规。
• 财务风险也是一个关键因素。不合理的价格条款、付款方式等可能给企业带来财务上的压力。比如，若没有对价格调整机制进行详细审核，当原材料价格波动较大时，企业可能承担不必要的成本增加。
• 还有业务风险，如交货期的约定不严谨。如果没有明确的交货时间范围和违约责任，供应商可能延迟交货，从而影响企业的生产计划和销售安排，审核有助于避免这种情况的发生。

2. 成本控制

• 审核采购合同可以确保企业获得最有利的价格条款。通过对市场价格的了解和对比，审核人员能够判断合同中的价格是否合理，避免企业支付过高的采购成本。
• 同时，对于合同中的质量条款进行审核也与成本密切相关。如果质量标准过低，可能会导致后期产品出现质量问题，增加维修、更换等额外成本；而质量标准过高又可能造成采购价格上升，所以需要找到一个平衡点。

3. 维护企业利益

• 在合同中明确双方的权利和义务是维护企业利益的基础。审核能够保证企业的权益得到充分体现，例如在售后服务条款方面，确保供应商提供足够的售后保障，包括维修、退换货等服务内容。
• 另外，保密条款的审核也很重要。企业的采购信息可能包含商业机密，如采购数量、价格等，审核保密条款可以防止这些信息泄露，保护企业的竞争优势。

二、采购合同管理审核的流程

1. 合同签订前的审核

• 需求分析审核
• • 首先，要审核采购需求是否明确。这包括产品或服务的规格、数量、质量要求等。例如，在采购一批电子产品时，对于产品的性能参数、功能特性等必须有清晰准确的描述，否则可能导致供应商提供不符合企业期望的产品。
  • 其次，需求的合理性也需要审核。企业提出的采购需求应该基于实际的业务需求和预算限制。如果需求过高，可能造成资源浪费；需求过低则可能无法满足业务发展的需要。
• 供应商资质审核
• • 营业执照审核是最基本的环节。查看供应商的经营范围是否涵盖所供应的产品或服务，同时确认营业执照是否有效，是否处于正常经营状态。
  • 还需要审核供应商的生产能力或服务提供能力。对于生产型供应商，可以查看其生产设备、生产场地、员工数量等；对于服务型供应商，则要考察其服务团队的专业水平、经验等。例如，一家建筑工程材料供应商，如果其生产设备老旧且数量不足，可能无法按时按量提供高质量的材料。
  • 信用状况审核也不容忽视。通过查询供应商的信用记录，了解其是否有过违约行为、欠款记录等不良信用情况。良好的信用状况是供应商可靠的重要标志。
• 合同条款审核
• • 价格条款审核时，要比较市场价格，确保合同中的价格具有竞争力。同时，还要关注价格调整的条件和方式，如是否根据原材料价格波动、汇率变化等因素进行调整。
  • 质量条款方面，要明确质量标准，是采用国家标准、行业标准还是企业自定义标准。并且要规定质量检验的方法、地点、时间以及不合格产品的处理方式。
  • 交货期条款审核，要确定明确的交货日期或交货时间段，并规定延迟交货的违约责任，如违约金的计算方式等。
  • 付款方式审核，常见的付款方式有预付款、货到付款、分期付款等。要根据企业的资金状况和对供应商的信任程度选择合适的付款方式，并在合同中明确付款的时间节点和条件。

2. 合同执行中的审核

• 合同执行情况跟踪
• • 定期检查供应商是否按照合同约定履行义务。对于货物采购合同，要跟踪货物的生产进度、发货情况等；对于服务采购合同，要监督服务的提供进度和质量。例如，在软件服务采购合同中，要检查软件开发商是否按照里程碑计划完成相应的功能开发。
  • 建立沟通机制，与供应商保持及时的沟通。当出现可能影响合同执行的情况时，如原材料供应短缺、不可抗力事件等，双方应及时协商解决办法。
• 变更管理审核
• • 如果合同执行过程中需要变更合同条款，如增加采购数量、调整交货期等，要进行严格的审核。审核变更的必要性和合理性，确保变更不会对企业利益造成损害。
  • 变更的程序也要符合合同约定和企业内部规定。一般需要双方书面协商一致，并签署变更协议。

3. 合同执行后的审核

• 验收审核
• • 按照合同约定的质量标准和验收方法对采购的产品或服务进行验收。对于货物，要检查数量、外观、性能等是否符合要求；对于服务，要评估服务的效果是否达到预期目标。例如，在采购办公家具时，要检查家具的数量是否正确、是否有损坏、材质和工艺是否符合合同规定。
  • 验收报告的审核也很重要。验收报告应该详细记录验收结果，包括合格和不合格的项目、整改情况等，并且由验收人员签字确认。
• 结算审核
• • 核对付款金额是否与合同约定一致，包括是否扣除了违约金、质保金等。例如，如果供应商存在延迟交货的情况，要根据合同中的违约责任条款扣除相应的违约金后再进行结算。
  • 发票审核也是结算审核的一部分。要检查发票的真实性、合法性，发票内容是否与采购内容相符，发票开具的时间是否符合要求等。
• 绩效评价审核
• • 对供应商的绩效进行评价，包括产品质量、交货期遵守情况、售后服务等方面的表现。根据绩效评价结果，可以决定是否继续与该供应商合作，或者在下次合作中调整合作条件。例如，如果供应商多次出现产品质量问题，企业可能考虑寻找其他供应商替代。

三、采购合同管理审核的要点

1. 法律合规性要点

• 合同主体资格合法。合同双方必须具有签订合同的法定资格，如企业必须是依法注册成立、具有独立法人资格的实体。审核时要查看相关的营业执照、法人身份证明等文件。
• 合同条款符合法律法规要求。例如，在劳动密集型产业的采购合同中，涉及到劳动用工的条款不能违反劳动法相关规定；在环保相关产品的采购中，合同中的环保标准条款要符合国家环保法规。
• 争议解决条款明确。要确定当合同出现争议时的解决方式，如仲裁或诉讼，并且要明确仲裁机构或管辖法院的所在地。这样在出现纠纷时可以迅速有效地解决问题。