合同管理的措施有哪些？全流程解析

《合同管理的措施有哪些》

一、合同管理概述

合同管理是企业管理中的一个关键环节，它贯穿于企业运营的各个方面，从与供应商的采购合作到与客户的销售协议，从项目外包到内部员工的劳动协议等。有效的合同管理能够保障企业的合法权益，降低经营风险，提高运营效率，增强企业的竞争力。

二、合同订立前的管理措施

（一）需求分析与目标确定

在考虑订立合同之前，企业必须明确自身的需求和目标。例如，如果是采购合同，企业要确定需要采购的物品或服务的具体规格、数量、质量标准等。这就像是盖房子前先画好蓝图一样重要。如果企业没有清晰的需求分析，很可能在合同执行过程中发现所采购的货物或服务不符合预期，导致资源浪费或者业务受阻。

（二）合作伙伴筛选

1. 信誉评估

• 查看潜在合作伙伴的商业信誉是至关重要的。可以通过查询企业信用报告、了解其在行业内的口碑、查看是否有过法律纠纷等方式来评估。例如，一家经常拖欠供应商货款或者被客户投诉产品质量有问题的企业，其信誉风险就比较高。

2. 能力考察

• 对于提供货物或服务的合作伙伴，要考察其生产能力、技术水平、交付能力等。比如，一家宣称能提供大量定制化电子产品的制造商，如果其生产线陈旧、技术人员不足，那么可能无法按时按质交付产品。

（三）合同模板制定与审查

1. 制定标准模板

• 企业应该根据不同类型的合同（如销售合同、采购合同、租赁合同等）制定相应的标准模板。这些模板应涵盖通用条款，如双方当事人信息、合同目的、定义与解释条款等。标准模板可以提高合同起草的效率，减少错误。

2. 法律审查

• 在使用合同模板之前，必须经过专业的法律审查。确保合同条款符合法律法规的要求，避免出现无效条款或者存在法律漏洞。例如，一些合同中的违约金条款如果过高，可能在法律上不被支持。

三、合同订立中的管理措施

（一）条款谈判

1. 核心条款协商

• 价格条款：无论是采购还是销售合同，价格都是核心条款之一。双方需要就货物或服务的价格、计价方式（如固定价格、浮动价格等）、付款方式（一次性付款、分期付款等）进行充分协商。例如，在原材料价格波动较大的行业，采用浮动价格并设定合理的价格调整机制对双方都比较公平。
• 交付条款：包括交付地点、交付时间、交付方式等。对于易腐坏的商品，交付时间和方式就尤为关键。比如生鲜产品的运输，需要冷链物流并精确安排交付时间，以确保产品质量。

2. 风险分担条款

• 明确在合同履行过程中可能出现的风险由哪一方承担。例如，在建筑工程合同中，对于不可抗力导致的工程延误，是由发包方还是承包方承担相应的成本增加风险，需要在合同中明确规定。

（二）合同签订流程

1. 授权管理

• 确保签订合同的人员具有合法的授权。企业应建立严格的授权管理制度，明确不同层级人员的授权范围。例如，一般员工可能只能签订金额较小的合同，而重大合同则需要高级管理人员甚至董事会的授权才能签订。

2. 签字盖章

• 合同签字盖章环节要严格按照规定执行。签字要确保是有权签字人的真实签名，盖章要清晰、完整且符合企业的用章管理规定。同时，要注意合同多页时的骑缝章加盖，防止合同内容被篡改。

四、合同履行中的管理措施

（一）履行跟踪

1. 进度监控

• 对于涉及长期履行的合同，如大型工程项目合同或者长期服务合同，要定期对合同履行的进度进行监控。例如，工程建设项目可以按照工程计划节点进行检查，看是否按时完成了基础工程、主体工程等各阶段的任务。

2. 质量检验

• 根据合同约定的质量标准对交付的货物或服务进行质量检验。在制造业中，对于原材料的进货检验、半成品的抽检以及成品的出厂检验都要严格按照合同和相关标准执行。如果发现质量不符合要求，要及时通知对方整改或者采取补救措施。

（二）变更管理

1. 变更请求处理

• 在合同履行过程中，如果一方提出变更请求（如改变产品规格、调整服务内容等），另一方要及时进行评估。评估变更对合同各方利益、项目进度、成本等方面的影响。例如，在软件开发项目中，如果客户要求增加新的功能模块，开发方要评估所需的额外工作量、时间和成本。

2. 变更协议签订

• 如果双方同意变更，一定要签订书面的变更协议。变更协议要明确变更的内容、变更的生效时间、对原合同其他条款的影响等。变更协议应作为原合同的附件，具有同等的法律效力。

（三）文档管理

1. 合同文件保存

• 将合同原件以及与合同履行相关的所有文件（如往来信函、邮件、验收报告、变更协议等）进行妥善保存。可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式，方便查询和管理。例如，在发生合同纠纷时，这些文件可以作为证据支持企业的主张。

2. 索引建立

• 为便于快速查找合同文件，要建立完善的索引系统。可以按照合同编号、签订日期、合作伙伴名称等多种方式进行索引。这样在需要查阅特定合同的相关信息时，可以节省大量的时间。

五、合同终止后的管理措施

（一）验收结算

1. 最终验收

• 在合同终止时，要进行最终的验收工作。对于货物合同，要检查货物的数量、质量是否完全符合合同要求；对于服务合同，要评估服务的最终成果是否达到预期目标。例如，在装修合同结束时，业主需要对装修工程的整体质量、是否按照设计方案施工等进行全面验收。

2. 结算支付

• 根据验收结果进行结算支付。如果存在预付款、进度款等情况，要核对已付款项，计算最终的应付款项并及时支付。同时，也要确保对方开具了正确的发票等财务凭证。

（二）经验总结与反馈

1. 绩效评估

• 对合同执行的整体绩效进行评估。分析合同目标是否实现、成本是否控制在预算范围内、是否存在可改进的地方等。例如，通过对比合同签订时的预计成本和实际成本，找出成本超支或节约的原因。

2. 反馈改进

• 将评估结果反馈给相关部门和人员，以便在未来的合同管理中进行改进。如果在某个合同中发现合同条款存在模糊不清导致争议的情况，在后续的合同模板修订中就要加以完善。

六、借助信息化工具提升合同管理

在当今数字化时代，利用信息化工具进行合同管理是企业提高效率和管理水平的重要手段。许多企业级的合同管理软件提供了一系列功能。

（一）合同生命周期管理

1. 自动化流程

• 合同管理软件可以实现合同从订立前的需求分析