《费用报销管理台账制作，你知道怎么做吗？》

《费用报销管理台账制作全解析》

一、引言

在企业的财务管理中，费用报销管理是一个至关重要的环节。而费用报销管理台账的制作，则是有效管理费用报销的关键步骤。它能够帮助企业清晰地记录每一笔费用报销的情况，便于查询、统计和分析，从而提高财务管理的效率和准确性。

二、费用报销管理台账的重要性

1. 数据记录与追溯

费用报销管理台账就像是一本详细的账本，它记录了每一笔费用报销的日期、报销人、报销金额、报销事由、审批人等重要信息。当企业需要查询某一笔特定的报销时，例如审计部门进行财务审查或者员工对自己的报销有疑问时，可以快速准确地找到相关记录，实现数据的可追溯性。这有助于保证财务数据的真实性和完整性。

2. 预算控制

通过台账，企业可以清楚地看到各项费用的支出情况，并与预算进行对比。例如，如果某个部门的差旅费预算设定为每月10000元，通过台账的统计，可以实时监控该部门已经报销的差旅费金额。一旦接近或超过预算，就可以及时采取措施，如暂停不必要的差旅安排或者重新评估预算分配，从而有效地控制成本，确保企业的整体预算目标得以实现。

3. 财务分析

从费用报销管理台账中提取的数据，可以为财务分析提供丰富的素材。企业可以分析不同部门、不同项目或者不同时间段内的费用支出模式。比如，分析销售部门在业务拓展期间的招待费与销售额之间的关系，以评估招待费的投入产出比；或者比较不同年度同一时期的办公费用，了解企业运营成本的变化趋势。这些分析结果可以为企业的决策提供有力的依据，如调整营销策略、优化内部管理流程等。

三、费用报销管理台账制作的前期准备

1. 确定所需信息字段

首先要明确台账中需要记录哪些信息。一般来说，以下信息是必不可少的：

• 报销日期：记录费用发生的时间，方便按时间顺序进行查询和统计。
• 报销人姓名：明确责任主体，便于沟通和核对。
• 部门：了解费用所属的部门，有助于进行部门成本核算和预算控制。
• 报销金额：这是最核心的数据之一，直接反映费用的规模。
• 报销事由：简要说明费用产生的原因，如“参加行业研讨会的差旅费”、“购买办公用品”等。
• 发票号码：方便与原始发票进行对应，确保财务合规性。
• 审批人：显示费用报销的审批流程是否完整。

2. 选择合适的工具

制作费用报销管理台账可以使用多种工具：

（1）Excel电子表格

Excel是一款功能强大且广泛使用的办公软件。它具有以下优点：

• 灵活性高：可以根据自己的需求自定义表头、设置列宽、调整格式等。
• 公式计算：能够利用各种公式进行自动计算，如求和、求平均值等。例如，通过SUM函数可以快速计算出某一部门的总报销金额。
• 数据筛选和排序：方便按照不同的条件对数据进行筛选和排序。如按报销日期升序排列，或者筛选出报销金额大于一定数值的记录。

然而，Excel也存在一些局限性，如多人协作时可能会出现版本冲突问题，数据量较大时容易出现卡顿现象。

（2）专业的财务软件

市面上有许多专业的财务软件，如某友、某蝶等。这些软件的优势在于：

• 集成性强：除了费用报销管理台账外，还可以与其他财务模块（如总账、固定资产管理等）无缝对接，实现数据的共享和协同工作。
• 安全性高：具有完善的安全机制，能够保护企业的财务数据不被泄露或篡改。
• 规范性：遵循财务会计准则，确保台账的制作符合规范要求。

但是，专业财务软件通常价格较高，对于一些小型企业来说可能成本过高。

（3）在线文档工具

像腾讯文档、石墨文档等在线文档工具也可以用于制作台账。其优点包括：

• 多人实时协作：允许多个用户同时在线编辑，方便团队成员共同完成台账的制作和更新。
• 云存储：数据存储在云端，不用担心本地设备损坏导致数据丢失的问题。

不过，在线文档工具在数据安全性方面可能相对较弱，对于高度机密的财务数据需要谨慎使用。

四、费用报销管理台账的具体制作步骤（以Excel为例）

1. 创建表头

打开Excel软件后，新建一个工作表。在第一行输入之前确定好的信息字段，如“报销日期”、“报销人姓名”、“部门”等。每个字段占据一个单元格，可以对表头进行适当的格式设置，如字体加粗、居中显示等，使表头更加清晰明了。

2. 录入数据

从第二行开始逐行录入每一笔费用报销的相关信息。在录入过程中要注意数据的准确性，尤其是数字类型的数据，如报销金额等。如果有小数位，要确保小数点的位置正确。同时，对于文字类型的数据，要尽量保持表述的一致性，例如报销事由的描述要简洁明了且符合公司内部的规定。

3. 数据格式设置

为了让台账看起来更加专业和易于阅读，需要对数据格式进行设置：

（1）日期格式

将“报销日期”列的数据格式设置为日期格式。可以选择适合的日期显示样式，如“年 - 月 - 日”或者“月/日/年”等。这样在查看数据时，日期会以标准的日期形式呈现，方便进行日期范围的筛选和统计。

（2）数字格式

对于“报销金额”列，设置为数字格式，并根据需要确定小数位数。如果是货币形式的金额，还可以设置货币符号，如人民币的“￥”。这样可以使金额数据一目了然，并且在进行求和等计算时不会出现格式错误。

（3）文本格式

像“报销人姓名”、“部门”、“报销事由”等列的数据属于文本类型，确保这些列的数据左对齐，保持文本的整齐性。

4. 使用公式和函数进行计算

Excel的强大之处在于可以利用公式和函数来自动处理数据。例如：

（1）计算总报销金额

在台账的末尾或者单独的一个单元格中，可以使用SUM函数来计算所有报销金额的总和。假设报销金额数据存放在B列（从B2开始），则可以在一个空白单元格（如B100）中输入公式“=SUM(B2:B99)”（这里假设一共有98笔报销记录），按下回车键后即可得到总报销金额。

（2）计算各部门报销金额占比

首先需要对每个部门的报销金额进行求和。可以使用SUMIF函数来实现。例如，部门名称存放在C列，报销金额在B列，要计算销售部门的报销总额，可以在一个空白单元格（如D2）中输入公式“=SUMIF(C2:C99,"销售部门",B2:B99)”。然后，再用各部门的报销总额除以总报销金额，即可得到各部门报销金额的占比。

5. 数据筛选和排序

为了方便查询和分析数据，可以对台账进行数据筛选和排序操作。

（1）筛选

选中表头行，然后点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮。此时，每一列的标题旁边都会出现一个筛选箭头。例如，如果只想查看某个部门的报销记录，可以点击“部门”列的筛选箭头，取消全选，仅勾选该部门名称，然后点击“确定”