发票使用及报销管理：企业不可忽视的关键环节

《发票使用及报销管理全解析》

一、发票使用的基础知识

1. 发票的定义与类型

发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证。常见的发票类型有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、定额发票等。

（1）增值税专用发票：主要用于一般纳税人之间的商品交易、劳务供应等，可以作为购买方抵扣进项税额的凭证。例如，一家制造企业购买原材料时取得的增值税专用发票，就可以根据发票上注明的税额抵扣其应纳增值税额。

（2）增值税普通发票：适用于所有纳税人的经营活动，不能用于抵扣进项税额。像小规模纳税人销售货物或者提供应税劳务时，通常开具增值税普通发票。

（3）定额发票：具有固定面额，一般用于小额交易场景，如停车场收费、小餐馆等。

2. 发票的开具要求

（1）开票信息准确完整：无论是购买方还是销售方，名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息都必须准确无误。如果信息有误，可能会导致发票无效或者影响报销、纳税申报等工作。例如，企业在开具发票时将客户的纳税人识别号写错一个数字，那么这张发票对于客户来说很可能无法正常使用。

（2）内容真实：发票上所记载的交易内容必须真实反映实际发生的经济业务。不得虚开发票，包括开具与实际业务不符的发票项目、金额等情况。虚开发票是严重的违法行为，会受到税务机关的严厉处罚。

（3）填写规范：字迹清晰、不得涂改。发票上的日期、金额、税率、税额等重要数据必须按照规定填写。例如，金额的大小写应当一致，如果不一致可能被视为无效发票。

二、发票的获取与查验

1. 获取发票的途径

（1）消费后索取：当企业或个人在购买商品或接受服务时，有权向销售方索取发票。比如，员工出差住酒店，在办理退房手续时，可以向酒店前台索取住宿发票。

（2）在线申请：随着电子商务的发展，许多电商平台也提供了电子发票的在线申请功能。消费者在购物完成后，可以直接在平台上申请开具电子发票，方便快捷。

2. 发票的查验

为了确保发票的真实性和有效性，需要对取得的发票进行查验。

（1）国家税务总局发票查验平台：可以通过该平台输入发票代码、发票号码、开票日期、校验码等信息来查验发票的真伪。这对于防范假发票的流入非常重要。例如，企业财务人员在收到一张大额发票时，首先应该到税务总局发票查验平台进行查验，确认无误后再进行后续的报销处理。

（2）手机APP查验：有些地区的税务部门推出了手机APP，方便纳税人随时随地查验发票。操作方法通常比较简单，只需扫描发票上的二维码或者输入相关信息即可。

三、发票报销的基本流程

1. 员工提交报销申请

（1）准备报销凭证：员工需要将与费用支出相关的发票按照公司规定粘贴在报销单上，并注明费用的用途、日期、金额等信息。例如，员工报销差旅费时，除了交通、住宿发票外，还需要附上出差审批单等相关证明文件。

（2）填写报销单：详细填写报销单上的各项内容，包括报销人姓名、部门、报销金额的大小写、支付方式等。报销单的填写应规范、清晰，避免出现错误或遗漏信息。

2. 部门审核

（1）业务真实性审核：部门负责人需要对员工报销的费用进行审核，确认费用是否是因公务而发生。例如，对于业务招待费的报销，部门负责人要审核招待的对象是否与公司业务相关，招待的标准是否符合公司规定。

（2）合规性审核：检查发票是否符合公司的报销政策和税务法规要求。如发票是否正规、是否在有效期内、发票抬头是否正确等。如果发现问题，应及时退回给员工重新整理或补充资料。

3. 财务审核

（1）发票的合法性审查：财务人员要从税务角度对发票进行严格审查。包括发票的真伪、是否存在虚开行为、发票的种类是否适用于该项业务等。例如，如果一笔费用应该开具增值税专用发票却取得了普通发票，财务人员就要提出疑问并核实情况。

（2）报销金额的准确性审核：核对报销单上的金额与发票金额是否一致，同时还要查看是否存在重复报销的情况。例如，同一笔交通费用不能多次报销。

4. 报销支付

经过前面的审核环节，如果报销申请没有问题，财务部门将按照公司规定的支付方式（如银行转账、现金支付等）进行报销款项的支付。如果是通过银行转账，财务人员需要准确录入员工的银行账号信息，确保资金安全、准确地到达员工账户。

四、发票报销中的常见问题及解决方法

1. 发票丢失

（1）增值税专用发票丢失：如果购买方丢失了增值税专用发票的发票联和抵扣联，可凭销售方提供的相应发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证和记账凭证。如果仅丢失其中一联，处理方法略有不同。例如，丢失发票联的，可将抵扣联作为记账凭证，同时留存抵扣联复印件备查。

（2）增值税普通发票丢失：一般可以取得原开票单位加盖公章的发票记账联复印件作为报销凭证。不过不同地区可能有不同的具体要求，需要按照当地税务规定执行。

2. 发票过期

发票存在有效期的概念，超过有效期的发票可能无法用于报销。企业应建立有效的发票管理制度，提醒员工及时报销发票，避免因发票过期而带来的损失。如果遇到发票过期但确实是合理业务支出的情况，可以尝试与开票方沟通，看是否能够重新开具发票，但这可能需要根据具体情况而定，并且可能涉及到一些额外的手续。

3. 发票不合规

（1）抬头错误：如果发票抬头不是本单位的名称，这是不合规的发票。解决方法是要求开票方重新开具正确抬头的发票。员工在索取发票时一定要仔细核对抬头信息是否准确。

（2）内容模糊或不完整：这种情况下也需要联系开票方重新开具符合要求的发票。例如，发票上的商品名称只写了“办公用品”而没有明细清单，对于需要明确费用明细的报销来说就是不合规的，需要补充明细或者重新开具发票。

五、企业如何做好发票使用及报销管理

1. 建立完善的发票管理制度

（1）明确规定发票的开具、获取、保管、报销等各个环节的流程和要求。例如，规定发票必须在交易完成后的一定时间内开具，员工取得发票后要在多久之内提交报销等。

（2）制定发票的审核标准：详细列出哪些类型的发票可以报销、报销的限额、发票的必要要素等。如设定业务招待费的报销上限，明确发票必须包含纳税人识别号等要求。

2. 加强员工培训

（1）培训发票知识：让员工了解发票的类型、开具要求、查验方法等基础知识，提高员工获取合规发票的能力。例如，组织员工学习如何辨别真假发票，在出差过程中如何正确索取发票等。

（2）报销流程培训：使员工清楚报销的流程、所需的材料以及注意事项。这样可以减少因员工不熟悉流程而导致的报销延误或错误。

3. 利用信息化管理工具

（1）发票管理软件：可以帮助企业实现发票的电子化管理，包括发票的录入、存储、查询、统计等功能。例如，通过软件可以快速查询某张发票的报销状态，是否已经进行过税务认证等。

（2）报销系统：简化报销流程，提高报销效率。员工可以通过报销系统在线提交报销申请，上传发票照片等资料，部门负责人和财务人员也可以在系统内进行审核和批复，实现整个报销流程的自动化和信息化。

六、发票使用及报销管理的重要性