单位怎样做预算管理？全面解析预算管理流程

《单位怎样做预算管理》

一、预算管理的基本概念与重要性

预算管理是单位内部管理的一项核心工作。简单来说，预算就是对单位未来一定时期内的收入和支出作出计划。它不仅仅是一个数字的罗列，更是一种资源分配和目标设定的工具。

从宏观角度看，预算管理有助于单位明确战略方向。例如，一个企业如果计划拓展新的市场领域，那么在预算中就会相应地增加市场调研、产品研发以及营销推广方面的支出预算。对于非营利组织而言，如慈善机构想要扩大救助范围，就需要在预算中规划更多的资金用于物资采购和救助项目执行人员的薪酬等。

从微观层面来讲，预算管理能够有效地协调单位内部各部门之间的关系。不同部门有着不同的职能和需求，比如销售部门希望有更多的营销费用来推广产品，而财务部门则更关注成本控制和资金的合理使用。通过预算管理，可以让各个部门在统一的目标下进行协作。以一家制造企业为例，生产部门需要根据销售部门的预计销售量来安排生产计划，从而确定原材料采购预算、设备维护预算以及人力成本预算等。

二、预算编制的步骤与方法

1. 确定预算目标

这是预算编制的起点。单位首先要明确自身的战略目标，然后将其分解为具体的年度或季度目标。例如，一家连锁餐饮企业的战略目标是在全国范围内增加门店数量并提升市场份额，那么其年度预算目标可能包括新开多少家门店、每家门店的销售额目标、利润率目标等。

对于政府部门来说，预算目标可能是根据政策导向确定的，如教育部门的预算目标可能是提高当地的教育水平，这就可能体现在新建学校数量、师资培训投入等方面的预算指标上。

2. 收集基础数据

基础数据的准确性直接影响预算的合理性。单位需要收集多方面的数据，包括历史财务数据、业务数据、市场数据等。

• 历史财务数据可以反映过去的收入、支出情况，如一家公司过去五年的销售收入、成本结构等。通过分析这些数据，可以找出规律和趋势，为预测未来的收支提供参考。
• 业务数据则与单位的具体业务活动相关。以电商企业为例，业务数据包括网站流量、订单量、客户转化率等。这些数据有助于预测未来的业务规模，从而确定相应的预算，如服务器租赁费用、物流配送费用等预算。
• 市场数据主要是外部环境信息，如行业平均增长率、竞争对手的市场份额等。了解市场数据可以使单位在预算编制时更具前瞻性。例如，在竞争激烈的智能手机市场，如果得知竞争对手推出了新的低价高配置机型，那么本企业在制定预算时可能会增加研发投入以提升产品竞争力。

3. 选择预算编制方法

常见的预算编制方法有以下几种：

• 增量预算法：这种方法是以基期水平为基础，分析预算期业务量水平及有关影响因素的变动情况，通过调整基期项目及数额，编制相关预算的方法。例如，某企业去年的办公用品费用为10万元，今年预计员工数量增加10%，业务量增长20%，那么根据增量预算法，办公用品费用可能会相应地增加到11 - 12万元左右。增量预算法的优点是编制简单，工作量小；缺点是可能导致预算的不合理增长，因为它假设所有的业务活动都是按照过去的模式进行，没有充分考虑到可能的变革。
• 零基预算法：不考虑以往会计期间所发生的费用项目或费用数额，而是一切以零为出发点，根据实际需要逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理，在综合平衡的基础上编制费用预算。例如，一家广告公司每年都会重新审视每个项目的必要性，不管是已经持续多年的老项目还是新项目，都要重新评估其投入产出比，然后再确定预算金额。零基预算法的优点是不受现有费用项目和开支水平限制，能够调动各部门降低费用的积极性；缺点是编制工作量大，需要耗费大量的时间和精力。
• 滚动预算法：是指在编制预算时，将预算期与会计期间脱离开，随着预算的执行不断地补充预算，逐期向后滚动，使预算期始终保持为一个固定长度（一般为12个月）的一种预算方法。例如，某企业采用滚动预算法，每过一个月，就根据当月的实际情况和对未来的预测，对后11个月的预算进行修订，并补充下一个月的预算。这种方法的优点是能够保持预算的连续性和完整性，及时反映市场变化；缺点是预算编制工作比较频繁，对预算管理人员的要求较高。

4. 编制预算草案

在确定了预算目标、收集好基础数据并选择了合适的预算编制方法之后，就可以开始编制预算草案了。通常按照先业务预算、后财务预算的顺序进行。

• 业务预算包括销售预算、生产预算、采购预算、费用预算等。以生产企业为例，销售预算是整个预算的起点，根据市场预测的销售量和销售价格确定销售收入。然后，生产预算根据销售预算中的预计销售量结合期初、期末存货量来确定生产量。生产预算确定后，再根据生产量确定原材料采购预算、直接人工预算和制造费用预算等。费用预算则涵盖了管理费用、销售费用等各项期间费用的预算编制。
• 财务预算是在业务预算的基础上编制的，包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表等。现金预算主要反映预算期内现金的收支情况，确保单位有足够的现金来维持日常运营。预计利润表则是根据业务预算中的收入和成本费用预算编制而成，反映单位在预算期内的经营成果。预计资产负债表是依据期初资产负债表和业务预算、现金预算等资料编制的，展示单位在预算期末的财务状况。

三、预算的审核与批准

预算草案编制完成后，不能直接执行，需要经过审核和批准程序。

1. 内部审核

内部审核通常由单位内部的财务部门、审计部门或者专门设立的预算审核小组来负责。审核的内容主要包括：

• 预算的合规性：检查预算是否符合国家法律法规、单位内部规章制度以及相关的财务会计准则。例如，在某些行业，对于费用的列支有严格的规定，如业务招待费不能超过销售收入的一定比例，如果预算中的业务招待费超出了规定范围，就需要进行调整。
• 预算的合理性：从逻辑和经济合理性方面进行审查。例如，预算中的某项成本费用增长幅度远远高于业务量的增长幅度，就需要进一步分析原因，看是否存在不合理的预算安排。又如，一个部门申请的设备采购预算，审核时要考虑该设备是否真的是业务必需，是否存在更经济实惠的替代方案等。
• 预算的准确性：审核预算数据是否准确无误。这就需要核对预算编制过程中所依据的数据来源是否可靠，计算是否正确。例如，在编制销售预算时，如果错误地使用了不准确的市场增长率数据，就会导致销售预算出现较大偏差，进而影响整个预算体系的准确性。

2. 上级审批

经过内部审核后的预算草案需要提交给单位的高层管理者或者决策机构进行审批。高层管理者会从单位的整体战略、资源分配、风险承受能力等多方面进行综合考虑。

例如，对于企业来说，董事会在审批预算时，会关注预算是否与企业的长期发展战略相契合，是否能够保证股东权益的最大化。如果预算中的投资项目过多，可能会导致资金紧张，影响企业的正常运营和偿债能力，董事会可能就会要求对预算进行调整。对于政府部门而言，预算需要经过相关主管部门和政府领导的审批，审批过程中会重点考虑预算是否符合公共利益、财政资金的使用效率等因素。

四、预算的执行与监控

1. 预算执行

预算一旦获得批准，就进入执行阶段。各部门要严格按照预算安排开展工作。

在执行过程中，要明确各部门和人员的职责。例如，财务部门负责监控资金的收支情况，确保按照预算进行支付；业务部门要努力实现业务预算中的目标，如销售部门要积极开拓市场，完成销售预算任务。同时，要建立有效的沟通机制，各部门