对概预算管理方面：如何做好概预算管理？

《概预算管理全解析》

一、概预算管理概述

概预算管理是企业财务管理和项目管理中的一个重要组成部分。简单来说，它是对一个项目或者企业运营过程中所需资源（包括资金、人力、物资等）进行预先估算和规划，并在执行过程中进行有效控制和调整的一系列活动。

概预算管理有助于企业提前了解项目成本、收益等关键要素，从而做出合理的决策。例如，在工程项目中，通过准确的概预算，可以确定项目是否可行，合理安排施工进度、调配资源等。从宏观角度看，它关乎企业的战略规划和可持续发展。如果一个企业不能有效地进行概预算管理，可能会面临资金短缺、项目停滞、资源浪费等诸多问题。

二、概预算的编制

1. 数据收集

编制概预算的第一步是数据收集。这需要收集与项目相关的各种信息，包括市场价格信息、项目规模、工程技术要求等。以建筑项目为例，需要收集建筑材料的市场价格波动情况、当地劳动力成本、土地购置费用等。对于企业内部的运营项目，要统计现有设备的使用状况、人员工资水平、办公场地租赁费用等数据。只有获取了全面、准确的数据，才能为后续的预算编制提供可靠的基础。

2. 确定预算项目

明确需要预算的项目也是非常关键的一步。在一个复杂的项目中，可能包含众多子项目。例如，一个软件开发项目可能包括需求分析、程序开发、测试、上线部署等子项目。每个子项目都有其特定的成本构成，如开发人员的薪酬、软件测试工具的采购费用等。企业需要详细地列出这些预算项目，确保没有遗漏任何重要的成本支出项。

3. 选择预算方法

常见的预算方法有固定预算法、弹性预算法、滚动预算法等。

• 固定预算法：适用于业务量较为稳定的项目。这种方法是根据一个固定的业务量水平来编制预算，一旦业务量发生较大变化，预算的准确性就会受到影响。比如，一家生产传统日用品且产量相对稳定的工厂，可能采用固定预算法来估算生产成本。
• 弹性预算法：考虑了业务量的变动对成本的影响。当业务量在一定范围内波动时，能够根据不同的业务量水平制定相应的预算方案。例如，一家旅游公司，旺季和淡季游客数量差异较大，就可以采用弹性预算法来管理成本和收入预算。
• 滚动预算法：不断地随着时间推移补充预算。它的预算期始终保持一个固定的长度，如一年。每个月或季度结束后，就根据实际情况对剩余的预算期进行调整和补充。这种方法有利于企业及时应对市场变化，提高预算的灵活性，但编制工作量相对较大。例如，一些高科技企业，由于市场环境变化迅速，经常采用滚动预算法。

4. 编制预算草案

在完成上述步骤后，就可以着手编制预算草案了。根据确定的预算项目、选择的预算方法以及收集到的数据，计算出各项成本、收入等预算金额。在编制过程中，要遵循合理性、准确性、完整性的原则。例如，在计算人力成本时，要考虑基本工资、奖金、福利等各项因素；计算物资采购成本时，要考虑运输费用、损耗等。同时，还要对预算草案进行初步审核，检查各项数据之间的逻辑关系是否正确。

三、概预算的审核与批准

1. 内部审核

预算草案编制完成后，首先要进行内部审核。内部审核通常由企业内部的财务部门、相关业务部门等共同参与。财务部门主要从财务合规性、数据准确性等方面进行审核。例如，检查各项费用的计算是否符合会计准则，数据来源是否可靠等。相关业务部门则从业务实际情况出发，审核预算是否符合业务流程和项目需求。比如，工程部门审核建筑项目的预算是否满足工程技术要求，是否考虑了特殊施工条件下的成本增加等。

2. 外部审核（如有必要）

在一些情况下，特别是对于大型项目或者涉及公共资金的项目，可能需要进行外部审核。外部审核机构通常具有独立、专业的特点，如会计师事务所等。外部审核可以增强预算的可信度，发现内部审核可能遗漏的问题。外部审核会重点关注项目的合法性、合规性以及预算的合理性等方面。例如，政府投资的基础设施项目，需要经过严格的外部审计，以确保公共资金的合理使用。

3. 预算批准

经过审核后的预算需要得到企业管理层或者相关决策机构的批准。批准过程要考虑企业的战略目标、财务状况等多方面因素。如果预算与企业战略目标不符，或者超出企业的财务承受能力，可能需要重新调整预算。例如，企业在拓展新市场的战略下，对于新市场开拓项目的预算，如果过高可能影响企业整体的财务稳定，此时就需要权衡并调整预算，直至获得批准。

四、概预算的执行与控制

1. 预算执行

预算批准后，就进入执行阶段。在这个阶段，各个部门要按照预算计划开展工作。例如，采购部门要按照物资采购预算进行采购，人力资源部门要按照人力成本预算安排人员招聘和薪酬发放等。在执行过程中，要建立有效的沟通机制，确保各个部门之间信息畅通。如果出现预算执行偏差，要及时分析原因并采取措施解决。

2. 预算控制

预算控制是概预算管理的核心环节之一。主要包括以下几个方面：

• 成本控制：密切关注各项成本支出，防止超支。对于可控制的成本，如办公用品的消耗、差旅费等，要制定严格的管理制度。例如，设定差旅费报销标准，限制不必要的出差，从而降低差旅成本。
• 进度控制：特别是在项目型业务中，要确保项目按照预算的进度推进。如果项目进度滞后，可能会导致成本增加，因为延长项目周期可能会增加人力成本、设备租赁成本等。可以通过项目管理工具来监控进度，如使用甘特图来直观地展示项目进度与预算进度的对比情况。
• 质量控制：虽然不是直接的预算控制内容，但质量与预算密切相关。如果为了降低成本而忽视质量，可能会导致后期返工，从而增加成本。例如，在建筑工程中，使用低质量的建筑材料虽然初期成本低，但可能导致建筑物出现质量问题，需要重新修缮，最终成本反而更高。因此，要在保证质量的前提下进行预算控制。

五、概预算的调整

1. 调整原因

在预算执行过程中，有时需要对预算进行调整。常见的原因包括市场环境变化、政策法规调整、项目范围变更等。例如，原材料价格突然上涨，导致产品生产成本增加，这就需要对预算中的成本部分进行调整；或者政府出台新的环保政策，企业需要增加环保设备投入，也需要调整预算。另外，项目范围的扩大或缩小也会影响预算，如建筑项目中增加了楼层数或者减少了某些功能区域，都会改变预算金额。

2. 调整流程

预算调整需要遵循一定的流程。一般来说，首先由相关部门提出预算调整申请，说明调整的原因、金额、对项目的影响等。然后，按照与预算编制类似的审核流程，经过内部审核、（如有必要）外部审核，最后由管理层或决策机构批准。例如，市场部门发现产品推广费用预算不足，需要增加广告投放费用，就要向财务部门提交调整申请，经过财务部门和其他相关部门的审核，报总经理批准后才能调整预算。

六、概预算管理的信息化工具

随着信息技术的发展，越来越多的企业开始使用信息化工具来进行概预算管理。这些工具具有很多优势：

• 提高效率：能够快速准确地进行数据处理和预算计算。例如，使用专业的预算管理软件，只需输入相关数据，就能自动生成预算报表，大大缩短了预算编制时间。
• 增强准确性：减少人工计算和数据录入错误。软件可以设置数据验证规则，确保输入的数据符合要求，并且可以自动进行复杂的计算，如成本分摊、利润预测等。