固定资产管理权责：如何确保各部门各司其职？

固定资产管理权责：构建高效企业资产管理的核心要素

一、固定资产管理权责概述

固定资产是企业运营的重要组成部分，涵盖了土地、建筑物、设备、车辆等众多长期使用且价值较高的资产。固定资产管理权责则明确了在这些资产的整个生命周期内，各个部门和人员应当承担的责任与拥有的权力。这是一个系统性的工作框架，旨在确保固定资产得到妥善的管理、有效利用，并为企业创造最大的价值。

从宏观角度来看，固定资产管理权责涉及到多个层面。首先是战略决策层面，企业高层管理人员需要确定固定资产的总体投资策略，例如决定是否购置新的生产设备以扩大产能，或者出售闲置的房产以优化资产结构等。他们依据企业的长期发展规划、市场趋势以及财务状况来行使这种决策权。

在战术执行层面，不同部门承担着各自的责任。财务部门负责固定资产的财务核算，包括初始入账价值的确定、折旧计提方法的选择以及定期的资产清查中的财务数据处理等。采购部门负责固定资产的采购流程，从供应商筛选、采购谈判到最终的资产购置。而使用部门则需要合理使用固定资产，做好日常的维护保养工作，及时报告资产的运行状况和故障情况等。

二、各部门在固定资产管理中的权责

（一）财务部门

1. 入账管理

- 当固定资产购入或通过其他方式取得时，财务部门有责任准确地确定其入账价值。这包括考虑购买价格、相关税费、运输费、安装调试费等所有使资产达到预定可使用状态前的必要支出。例如，对于一台新购置的大型机床，除了设备本身的价格外，运送到工厂的运费以及安装工人的安装费用都应计入机床的入账价值。如果财务部门在入账价值确定上出现错误，将会影响到后续的折旧计算以及财务报表的准确性。

2. 折旧政策制定与执行

- 财务部门需要根据企业会计准则和资产的实际情况制定合理的折旧政策。常见的折旧方法有直线法、双倍余额递减法、年数总和法等。不同的折旧方法会对企业的成本核算和利润计算产生不同的影响。例如，对于技术更新换代较快的电子设备，采用加速折旧法（如双倍余额递减法）可以更合理地反映资产的价值损耗，同时也能在前期减少企业的应税利润，起到一定的节税作用。财务部门要按照既定的折旧政策准确计算每期的折旧额，并进行相应的账务处理。

3. 资产清查与盘点

- 在定期的资产清查和盘点工作中，财务部门要提供准确的资产账面价值等财务信息。与实物管理部门核对资产的数量、价值等情况，对于盘盈、盘亏的资产要及时进行账务调整。例如，如果在盘点中发现某台设备账面上存在但实际已经报废无法使用，财务部门就要根据相关审批手续进行减值或核销处理，确保账实相符。

（二）采购部门

1. 需求分析与供应商选择

- 采购部门要与使用部门密切合作，深入了解企业对固定资产的需求。对于生产型企业来说，如果使用部门提出需要购置新的生产线设备，采购部门就要对该设备的技术参数、生产能力、质量标准等要求进行详细的分析。然后，采购部门凭借自身的市场调研和供应商资源，筛选出符合要求的潜在供应商。这一过程需要综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等多方面因素。例如，在选择办公家具供应商时，不仅要关注家具的价格和外观设计，还要考察供应商能否提供及时的维修服务和足够长的质保期。

2. 采购谈判与合同签订

- 采购部门负责与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括资产的价格、交货期、付款方式等关键条款。在谈判过程中，采购人员要充分发挥自身的谈判技巧，争取最有利的采购条件。一旦达成一致，就要签订正式的采购合同。合同中应明确双方的权利和义务，包括资产的规格型号、数量、价格、交货地点、质量验收标准、违约责任等详细条款。例如，对于定制化的固定资产，合同中要特别注明定制的具体要求和验收流程，以避免后期出现纠纷。

3. 采购跟踪与验收协调

- 在合同签订后，采购部门要跟踪资产的生产进度和交货情况。确保供应商按照合同约定的时间和质量要求交付固定资产。在资产到达企业时，采购部门要协调使用部门、质量检验部门等相关部门进行验收工作。只有当资产通过验收，满足合同规定的各项标准后，才能完成采购流程的最后环节。如果在验收过程中发现问题，采购部门要及时与供应商沟通解决，如要求供应商进行整改、换货或者赔偿等。

（三）使用部门

1. 日常使用与维护

- 使用部门是固定资产的直接使用者，因此要合理使用固定资产，按照操作规程进行操作。以企业的生产设备为例，操作人员必须经过专业培训，熟悉设备的操作流程，避免因操作不当造成设备损坏。同时，使用部门还要做好日常的维护保养工作，如设备的清洁、润滑、紧固等基本维护工作。这不仅可以延长设备的使用寿命，还能保证设备的正常运行，提高生产效率。对于一些需要定期进行专业维护的设备，使用部门要及时向相关部门提出维护申请，确保设备始终处于良好的运行状态。

2. 运行状况反馈

- 使用部门需要及时向管理层和其他相关部门反馈固定资产的运行状况。如果设备出现异常声音、运行速度下降或者经常出现故障等情况，要尽快报告。这样可以让维修部门及时介入，进行检查和维修，避免小问题演变成大故障，从而减少企业的维修成本和因设备停机带来的生产损失。例如，车间里的某台关键加工设备如果出现轻微故障未及时报告，可能会导致后续生产的一批产品出现质量问题，给企业带来巨大的经济损失。

3. 参与资产清查

- 在企业进行固定资产清查时，使用部门要积极配合。提供本部门所使用固定资产的实际情况，包括资产的存放位置、使用状态等信息。由于使用部门对资产的实际情况最为了解，他们的配合对于确保资产清查的准确性至关重要。例如，在清查办公设备时，使用部门能够准确告知哪些电脑已经报废但尚未办理手续，哪些打印机存在频繁卡纸的问题等情况。

三、固定资产管理权责不清的危害

1. 财务风险增加

- 如果固定资产管理权责不清，很容易导致财务风险的增加。例如，在折旧计提方面，如果没有明确的责任部门准确计算折旧，可能会导致折旧计提不准确。要么多计提折旧，虚减企业利润，影响企业的纳税申报和投资者对企业经营成果的判断；要么少计提折旧，使得资产账面价值高估，影响企业资产负债表的真实性，误导财务报表使用者。此外，对于资产清查中的盘盈、盘亏处理不及时或不准确，也会造成财务数据的混乱，影响企业的财务健康状况。

2. 资产浪费与闲置

- 当权责不清时，各个部门之间缺乏有效的沟通和协调机制。可能会出现重复购置固定资产的情况。比如，不同部门由于不知道其他部门已经购置了类似的设备，又各自购买了相同功能的办公设备，造成资产的浪费。同时，也可能因为没有明确哪个部门负责资产的调配和处置，导致一些资产闲置。例如，企业的某个项目结束后，相关的专用设备如果没有部门负责重新调配或处置，就只能闲置在仓库里，占用企业的资金和仓储空间。

3. 运营效率低下

- 固定资产管理权责不明会严重影响企业的运营效率。在资产出现故障时，如果没有明确的维修责任部门，可能会出现互相推诿的情况，导致设备不能及时得到维修，进而影响生产或业务的正常进行。而且，在资产的购置、使用和处置过程中，如果流程不清晰，审批环节混乱，会大大延长整个资产的管理周期，降低企业的运营效率。例如，企业想要购置一台新的服务器来提升办公网络性能，但由于没有明确的采购流程和责任部门，从提出需求到最终采购到位可能会耗费数月时间，严重影响企业的办公效率。

四、如何明确固定资产管理权责

1. 建立完善的管理制度

- 企业需要建立一套完善的固定资产管理制度，明确规定各个部门和岗位在固定资产管理中的职责和权限。制度内容应涵盖固定资产的购置、验收、使用、维护、