关于成立固定资产管理：构建企业资产稳固基石的必备步骤

《关于成立固定资产管理》

一、固定资产管理的重要性

固定资产是企业运营和发展的重要物质基础。对于一个企业来说，它涵盖了众多方面，例如办公大楼、生产设备、运输车辆、办公家具等。这些资产具有价值高、使用周期长等特点。

1. 成本控制方面

有效的固定资产管理有助于精确核算成本。如果没有完善的管理体系，企业可能会重复购置设备，或者对设备的维修、保养成本缺乏准确预估。例如，一家制造企业，如果不能很好地管理其生产设备的采购、使用和维护，可能会在设备仍可正常运行且有足够产能的情况下，盲目购买新设备，这无疑增加了不必要的成本支出。而通过固定资产管理，可以清晰掌握每一项资产的购入成本、折旧情况等，从而合理安排预算，避免浪费。

2. 提高运营效率

了解固定资产的分布和使用状态，可以优化资源配置。比如，某连锁企业如果能清楚知道各个门店的固定资产数量和使用频率，就可以根据实际需求进行调配。当某个门店的客流量突然增加时，可以及时从其他相对空闲的门店调配闲置的桌椅等设施，满足顾客需求，提升整体运营效率。同时，良好的管理还能确保设备按时维修保养，减少因设备故障导致的生产或服务中断。

3. 财务报表准确性

固定资产在企业的资产负债表中占据重要位置。准确的固定资产管理能够保证财务报表如实反映企业的财务状况。正确计算固定资产的折旧、减值等，对于投资者、债权人以及其他利益相关者准确评估企业的价值有着至关重要的作用。如果固定资产管理混乱，财务报表中的数据就可能失真，从而影响企业的融资、投资决策以及市场形象。

二、成立固定资产管理的前期准备

（一）明确管理目标

企业需要确定自己开展固定资产管理想要达到的目的。是单纯为了降低成本，还是侧重于提高资产利用率，亦或是为了更好地满足合规性要求。例如，对于一些受到严格行业监管的企业，如金融机构，合规性管理固定资产是首要目标，以满足监管部门对其办公设备、信息系统硬件等固定资产的管理规定。不同的目标将引导后续不同的管理策略和流程设置。

（二）组建管理团队

1. 核心成员角色

一个完整的固定资产管理团队应该包括财务人员、资产管理员和各部门的代表。财务人员负责与资产相关的财务处理，如折旧计算、价值评估等。资产管理员则承担日常的资产管理工作，包括资产登记、清查盘点等。各部门代表的参与很关键，因为他们最了解本部门所使用的固定资产情况，能够提供准确的使用需求和反馈。比如，生产部门的代表可以告知生产设备的实际使用强度和潜在问题，便于制定合理的维护计划。

2. 团队培训

对团队成员进行相关知识和技能的培训必不可少。培训内容可以包括固定资产管理政策法规、最新的会计核算准则、信息化管理工具的使用等。例如，随着数字化转型的推进，很多企业开始使用专门的固定资产管理软件，团队成员需要学习如何操作该软件，以实现高效的资产信息录入、查询和统计分析。

（三）梳理现有固定资产

1. 资产清查

这是成立固定资产管理的基础性工作。企业要对所有的固定资产进行全面清查，包括实物清查和账目核对。在实物清查过程中，要详细记录每一项资产的名称、型号、规格、存放地点、使用状态等信息。对于一些大型企业，可能需要分区域、分部门逐步推进清查工作。同时，要将实物清查结果与财务账目进行仔细核对，找出账实不符的情况，并分析原因，如是否存在未入账的资产、已报废但未核销的资产等。

2. 资产分类与编码

完成清查后，要对固定资产进行科学分类并编码。分类可以按照资产的性质，如房屋建筑物、机器设备、交通运输设备等进行划分。编码则是为每一项资产赋予唯一的标识符，便于识别和管理。例如，可以采用数字和字母组合的编码方式，其中前几位表示资产类别，中间几位表示部门，后面几位表示资产的顺序号。这样的编码体系有助于提高资产信息的准确性和检索效率。

三、建立固定资产管理制度

（一）采购管理制度

1. 需求评估

在采购固定资产之前，必须进行严谨的需求评估。由使用部门提出需求申请，详细说明购买的必要性、预期使用效果、预计使用量等。例如，某企业的研发部门想要购买一台高端实验设备，就要说明该设备对研发项目的关键作用、预计每年的使用时长、是否可以与现有设备共享等信息。然后，管理团队根据企业的战略规划、预算情况和现有资产的利用状况进行综合评估，决定是否批准采购申请。

2. 供应商选择

选择合适的供应商关系到资产的质量和成本。企业可以通过招标、询价等多种方式寻找供应商。在这个过程中，要对供应商的资质、信誉、产品质量、售后服务等方面进行全面考察。比如，对于采购办公电脑，可以查看供应商的品牌口碑、是否有完善的售后维修网络、能否提供及时的技术支持等。同时，还要对比不同供应商的价格，争取在满足质量和服务要求的前提下，降低采购成本。

3. 采购审批流程

建立严格的采购审批流程是防止盲目采购和腐败行为的有效手段。一般来说，小额固定资产采购可以经过部门负责人和资产管理员审批；大额固定资产采购则需要更高层级的管理人员甚至是董事会审批。审批过程中，要附上详细的采购申请材料，包括需求评估报告、供应商报价单等，以便审批人员做出准确判断。

（二）使用与维护管理制度

1. 资产分配与使用

固定资产采购回来后，要根据需求合理分配给使用部门或个人。建立资产使用登记制度，记录资产的使用者、使用时间、使用用途等信息。例如，企业为员工配备办公桌椅，要登记桌椅分配给哪个员工、放置在哪个办公地点等。同时，要制定使用规范，告知使用者如何正确操作和保养资产，以延长其使用寿命。对于一些特殊设备，如高精度仪器，还需要对使用者进行专门培训，确保其能够熟练操作。

2. 定期维护与保养

根据资产的类型和使用频率，制定相应的维护保养计划。对于生产设备，可能需要每周或每月进行一次例行检查和保养；对于办公设备，可以每季度或半年进行一次维护。维护保养工作可以由内部的技术人员完成，也可以委托专业的维修公司。在维护过程中，要详细记录维护的内容、时间、费用等信息，作为资产后续管理的参考依据。此外，还要建立应急维修机制，当资产突发故障时，能够迅速响应，减少对企业运营的影响。

3. 资产转移与调拨

在企业内部，由于业务调整或人员变动，经常会发生固定资产的转移和调拨。建立规范的转移调拨流程非常重要。当资产需要转移时，由转出部门提出申请，注明资产的基本信息、转出原因、转入部门等内容，经过相关部门审批后，办理资产交接手续。在交接过程中，要对资产的状态进行检查确认，确保资产的完整性。同时，要及时更新资产的使用信息和账目记录。

（三）折旧与减值管理制度

1. 折旧方法选择

企业应根据固定资产的性质、预计使用年限、预计净残值等因素，选择合适的折旧方法，如直线法、双倍余额递减法、年数总和法等。不同的折旧方法会对企业的财务报表产生不同的影响。例如，直线法计算简单，每年的折旧额相同；而双倍余额递减法前期折旧额较大，后期较小。企业要根据自身的实际情况，如税收筹划需求、利润平滑需求等，合理选择折旧方法，并在会计政策中明确规定。

2. 折旧计算与记录

按照选定的折旧方法，定期计算固定资产的折旧额，并做好相应的会计记录。折旧计算的准确性直接影响到企业的成本核算和财务报表的真实性。在计算折旧时，要注意资产的折旧起始时间、折旧年限的调整等特殊情况。例如，对于中途投入使用的资产，要按照实际使用时间计算折旧；当资产进行改良或扩建后，可能需要重新评估其折旧年限。

3. 减值测试与处理