《行政非固定资产管理：你知道如何高效进行吗？》

《行政非固定资产管理全解析》

一、行政非固定资产管理的概念

行政非固定资产是指行政单位中那些不符合固定资产确认条件的资产。与固定资产相比，它们具有不同的特性。固定资产通常具有较高的价值、较长的使用寿命并且在使用过程中保持原有物质形态。而行政非固定资产则更多地表现为一些消耗性、流动性较强或者价值相对较低且容易损耗的资产。例如办公用品（纸张、笔、墨盒等）、低值易耗品（清洁用品、小型工具等）以及一些服务类的支出（办公软件的订阅费等）。这些资产虽然单个价值可能不大，但在行政运营中却是不可或缺的组成部分，对整个行政工作的高效运转起着至关重要的作用。

二、行政非固定资产管理的重要性

（一）成本控制

有效的行政非固定资产管理能够帮助企业精确控制成本。以办公用品为例，如果没有良好的管理，可能会出现过度采购的情况。员工可能随意领取办公用品，导致库存积压，增加不必要的资金占用。而通过合理的管理，可以根据实际需求进行采购计划的制定，避免浪费，从而降低企业的运营成本。据统计，一家中型企业如果能优化其办公用品的管理，每年可节省约10% - 15%的办公用品开支。

（二）提高工作效率

当行政非固定资产管理有序时，员工能够及时获取所需的资源。比如办公软件的许可证管理，如果管理得当，员工不会因为许可证过期或者数量不足而无法正常工作。同时，对于像清洁用品等维持办公环境的物品管理到位，也有助于营造一个舒适、整洁的工作环境，间接提高员工的工作效率。

（三）合规性

在企业运营过程中，需要遵循各种法律法规和内部规定。对于行政非固定资产中的某些特殊项目，如特定服务的采购等，必须符合相关的法规要求。良好的管理可以确保在采购、使用、处置等环节都合法合规，避免因不合规带来的法律风险和声誉损失。

三、行政非固定资产管理的流程

（一）采购环节

1. 需求评估

首先，行政部门需要协同各个使用部门进行需求评估。这不是简单的询问各部门需要什么，而是要深入分析业务需求背后的逻辑。例如，市场部提出需要大量的纸张，行政部门就需要进一步了解是用于日常办公打印还是大型宣传活动的资料印刷。只有准确把握需求，才能确定合理的采购数量和质量标准。

2. 供应商选择

在选择供应商时，要综合考虑多个因素。价格固然重要，但不能仅仅以低价为唯一标准。供应商的信誉、产品质量、交货期等都是关键考量点。可以建立一个供应商评估体系，从多个维度对供应商进行打分。例如，对于办公用品供应商，可以从产品质量（占30分）、价格（占30分）、交货及时性（占20分）、售后服务（占20分）等方面进行评估。选择得分较高的供应商作为长期合作伙伴。

3. 采购审批

建立完善的采购审批流程是防止不合理采购的重要手段。一般来说，小额的行政非固定资产采购可以由部门负责人审批，而金额较大的采购则需要经过多层审批，如部门负责人、财务部门、高层管理者等。这样可以从不同角度对采购的必要性和合理性进行审查，避免盲目采购造成的浪费。

（二）验收环节

1. 数量核对

当采购的物品到货后，首先要进行数量核对。对照采购订单和送货清单，确保所收到的物品数量与采购数量一致。如果发现数量不符，应及时与供应商联系，查明原因并解决问题。对于服务类的采购，如办公软件的安装服务，要核对服务的范围是否与合同约定相符。

2. 质量检查

除了数量，质量检查同样重要。对于办公用品，检查纸张的厚度、色泽是否符合要求，笔的书写流畅度等。对于低值易耗品，如清洁用品，要检查其清洁效果是否达到预期标准。如果发现质量问题，应根据合同条款要求供应商进行更换或采取其他补救措施。

（三）库存管理环节

1. 入库登记

验收合格的物品要及时进行入库登记。在库存管理系统中详细记录物品的名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。这不仅方便后续的查询和盘点，也有助于追溯物品的来源和采购历史。可以采用条形码或二维码技术来提高入库登记的效率和准确性。

2. 库存盘点

定期进行库存盘点是保证库存数据准确性的关键。可以每月或每季度进行一次全面盘点，也可以不定期进行抽查盘点。在盘点过程中，核对实际库存数量与库存系统中的记录是否一致。如果发现差异，要及时调查原因，可能是因为物品丢失、损坏或者库存记录错误等。同时，通过盘点结果调整库存系统的数据，确保库存信息的实时性和准确性。

3. 库存优化

根据库存盘点结果和使用情况，对库存进行优化。对于长时间积压的物品，可以考虑采取促销、调拨给其他部门或者退货给供应商等方式进行处理。同时，根据历史使用数据预测未来的需求，合理调整库存的安全库存水平，避免库存过多或过少。

（四）领用环节

1. 领用申请

员工需要使用行政非固定资产时，应先提交领用申请。在申请中注明所需物品的名称、数量、用途等信息。这样可以让行政部门更好地了解员工的需求，同时也便于对物品的流向进行跟踪。对于一些较为贵重或者限量供应的物品，可以设置专门的领用审批流程，确保资源的合理分配。

2. 领用发放

行政部门收到领用申请并审批通过后，按照申请的数量发放物品。在发放过程中，要做好记录，更新库存系统中的数据，反映出库存数量的减少。同时，可以向员工提供一些使用说明或者注意事项，特别是对于一些新的办公用品或者设备。

（五）处置环节

1. 报废判定

当行政非固定资产达到使用寿命或者因损坏无法继续使用时，需要进行报废判定。成立专门的报废判定小组，由行政部门、财务部门和相关技术人员组成。根据物品的实际情况，按照一定的标准（如损坏程度、修复成本等）判断是否予以报废。对于办公用品中的纸张等一次性使用物品，使用完毕即视为报废；而对于一些可重复使用但已损坏无法修复的工具，则需要经过严格的判定程序。

2. 处置方式

对于判定为报废的物品，可以根据物品的性质选择不同的处置方式。对于有一定剩余价值的物品，如废旧的办公设备，可以进行拍卖或者出售给回收公司；对于没有价值且可能对环境造成污染的物品，如废弃的墨盒等，要按照环保规定进行妥善处理，如交由专业的环保处理机构进行处理。在处置过程中，要做好相关的记录，包括处置的时间、方式、收入（如果有）等信息，以便于财务核算和审计。

四、行政非固定资产管理中的常见问题及解决方案

（一）库存积压

1. 问题表现

库存积压是行政非固定资产管理中常见的问题之一。往往由于不准确的需求预测、过度采购或者业务需求变化等原因导致。例如，某企业原本预计市场部会有大规模的宣传活动，提前采购了大量的纸张，但活动因故取消，导致纸张积压在仓库中。库存积压不仅占用了企业的资金，还可能因为物品存放时间过长而损坏或过期。

2. 解决方案

首先，要建立更加精准的需求预测模型。可以结合历史数据、业务发展趋势以及市场动态等多方面因素进行需求预测。其次，加强与各部门的沟通，及时了解业务需求的变化情况，以便调整采购计划。对于已经积压的库存，可以采取促销活动（如内部员工优惠购买办公用品等）、与供应商协商退货或者换货等方式来减少库存压力。

（二）物品丢失或损坏难以追溯

1. 问题表现

在行政非固定资产的使用过程中，经常会出现物品丢失或损坏的情况，但由于缺乏有效的管理手段，很难追溯到具体的责任人或者原因。例如，办公室的公用打印机墨盒突然失踪，由于没有记录谁最后使用过打印机，也没有对墨盒的领取和使用进行严格的