固定资产管理的日常：保障企业运营的关键环节

《固定资产管理的日常》

一、固定资产管理日常的重要性

固定资产是企业运营的重要物质基础，涵盖了办公设备、厂房、机器设备等诸多方面。在企业的日常运营中，有效的固定资产管理有着不可忽视的意义。

首先，从成本控制角度来看。如果不能对固定资产进行良好的日常管理，可能会导致设备过早损坏或者闲置浪费。例如，一台价值昂贵的生产设备，如果没有定期维护保养（这是固定资产日常管理中的重要一环），可能会出现故障频繁发生的情况，不仅维修成本增加，而且还会影响生产进度，间接导致人力成本上升等一系列连锁反应。

其次，准确的财务核算依赖于固定资产的日常管理。固定资产的折旧计算、账面价值确定等都需要依据日常管理中对其使用年限、状态等的记录。如果这些信息不准确，会影响到企业财务报表的准确性，进而影响投资者、债权人等对企业财务状况的判断。

再者，提升企业运营效率也与固定资产日常管理密切相关。合理安排固定资产的使用和调度，能够确保员工在需要的时候能够及时获取所需的设备资源，避免因为寻找设备或者等待设备维修而浪费时间。比如在一个大型办公室里，如果有完善的办公设备固定资产管理系统，员工就能快速找到可用的打印机、复印机等设备，从而提高工作效率。

二、固定资产管理日常的主要内容

（一）资产登记与入账

1. 新购入固定资产的登记

当企业新购入固定资产时，需要详细记录其相关信息。包括资产名称、型号、规格、购买日期、供应商名称、购买价格等基本信息。这就像是给每一个固定资产建立一个身份档案一样。例如，一家制造企业新购进一台数控机床，在登记时就要明确记录机床的品牌、具体型号（如DMG MORI DMU 65 monoBLOCK）、购买日期（精确到年月日）、从哪家供应商处购买（如某某机床销售公司）以及购买价格（包括是否包含运输安装等费用）等。这些信息将成为后续管理的基础数据。

2. 入账处理

在完成登记后，需要按照企业的会计准则进行入账操作。一般来说，固定资产需要按照成本入账，并且要考虑到是否存在资本化的后续支出等情况。例如，如果购买固定资产时发生了运输费、安装调试费等额外支出，且这些支出是使该资产达到预定可使用状态所必需的，那么这些支出也应当计入固定资产的成本当中。这一步骤需要财务部门和资产管理部门密切配合，确保入账金额准确无误，以免影响财务报表的真实性。

（二）资产的分类与标识

1. 分类原则

固定资产可以根据不同的标准进行分类。常见的分类方式有按使用功能分类，如分为生产设备、办公设备、运输设备等；按使用寿命分类，可分为长期资产（如房屋建筑，使用寿命较长）和短期资产（如某些电子设备，更新换代快，使用寿命相对较短）。以一家综合性企业为例，其固定资产可以分为生产车间的大型加工设备属于生产设备类，办公室的电脑、桌椅属于办公设备类，企业的运输车辆属于运输设备类等。这种分类有助于企业更好地了解自身固定资产的构成结构，便于管理决策。

2. 标识管理

为了方便识别和管理，应对固定资产进行标识。标识内容可以包括资产编号、名称等信息。例如，可以采用条形码或二维码标签贴在固定资产上。在一个大型仓库中，货物架上的每个存货固定资产都贴上带有独特编号的二维码标签，工作人员通过扫描二维码就能快速获取该资产的详细信息，如入库日期、存放位置、当前状态等，大大提高了管理效率。

（三）资产的使用与调度

1. 使用记录

在日常使用过程中，要记录固定资产的使用情况。包括使用者是谁、使用时间、使用目的等。对于一些共享的固定资产，如会议室的投影仪，每次使用时都应该由使用者登记使用开始时间、结束时间、用于何种会议等信息。这样可以统计出设备的使用率，以便企业判断是否需要增加或减少类似设备的配置。

2. 调度安排

当企业内部有多个部门对同一固定资产有需求时，就需要进行合理的调度安排。例如，某家企业只有一台高精度测量仪器，研发部门和质检部门都需要使用。这时就需要根据两个部门的工作任务紧急程度、计划使用时间等因素来进行调度。可以制定一个固定资产使用调度表，明确各个部门的使用时间段，确保资源的有效利用，同时避免部门之间因为争抢设备而产生矛盾。

（四）资产的维护与保养

1. 维护计划制定

针对不同类型的固定资产，需要制定相应的维护计划。对于机械设备，可能需要定期进行润滑、更换易损件等维护工作；对于电子设备，可能需要定期清洁、更新软件等。以企业的数据服务器为例，维护计划中应包括每月一次的系统健康检查、每季度一次的硬件清洁、每年一次的硬件升级评估等内容。这些维护计划要根据设备的特点、使用频率、使用环境等因素综合制定。

2. 保养实施

按照维护计划实施保养工作。企业可以选择自己的技术人员进行保养，也可以委托专业的维修保养公司。例如，对于企业的中央空调系统，由于其技术复杂性较高，很多企业会选择与专业的空调维修保养公司签订合同，定期对空调进行保养，如清洗空调滤网、检查制冷剂压力等操作，以延长设备的使用寿命，确保其正常运行。

（五）资产的盘点与清查

1. 定期盘点

企业应该定期对固定资产进行盘点，一般至少每年一次。盘点过程中要核对资产的实际数量、状态等与账目是否相符。在盘点时，可以采用实地盘点法，即工作人员到固定资产所在地点逐一清点核对。例如，在一家连锁超市企业的固定资产盘点中，工作人员要到各个门店，对门店内的货架、收银设备、冷柜等固定资产进行逐一清点，查看是否有缺失、损坏等情况，并与固定资产台账进行比对。

2. 清查差异处理

如果在盘点清查过程中发现资产数量或状态与账目不符，需要及时进行调查和处理。如果是因为记录错误导致的，要及时更正账目；如果是因为资产丢失或者损坏，要分析原因并追究相关责任。例如，如果发现某台笔记本电脑在账面上有记录但实际找不到了，就要调查是被员工私自挪用还是在某次搬运过程中遗失了，然后根据调查结果进行相应的处理，如要求员工赔偿或者调整账目等。

三、固定资产管理日常面临的挑战及解决方案

（一）数据不准确

1. 挑战

在固定资产管理日常中，数据不准确是一个常见的问题。这可能是由于初始入账时信息录入错误、后续资产变更（如转移、维修等）未及时更新记录等原因造成的。例如，当一台办公电脑从一个部门转移到另一个部门时，如果没有及时更新资产所在部门的信息，就会导致在统计各部门固定资产分布情况时出现错误。

2. 解决方案

建立严格的数据审核机制。在资产信息录入时，要有专人负责审核，确保信息的准确性。同时，利用信息化管理系统，实现资产变更信息的实时更新。当资产发生任何变动时，相关人员通过系统提交变更申请，经过审批后，系统自动更新资产的相关信息，这样可以最大程度地减少人为错误导致的数据不准确问题。另外，定期对固定资产数据进行全面核查，及时发现并纠正错误数据。

（二）资产流失风险

1. 挑战

固定资产流失可能是由于盗窃、员工离职未交接清楚等原因引起的。例如，一些小型的可移动固定资产，如笔记本电脑、数码相机等，如果没有有效的监管措施，容易被不法分子盗窃；或者当员工离职时，没有对其使用的固定资产进行彻底的交接，可能会导致资产随着员工的离开而“消失”。

2. 解决方案

加强安全防范措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，防止固定资产被盗。对于员工离职时的资产交接，要制定详细的交接流程，列出需要交接的固定资产清单，由专人监督交接过程，确保资产完整移交。同时，通过固定资产管理系统对资产的流向进行跟踪，一旦发现异常情况能够及时预警。

（三）管理效率低下

1. 挑战

在传统的固定资产管理模式下，