日常固定资产管理：企业不可忽视的运营要素

日常固定资产管理：全面提升企业运营效率的关键

一、引言

在企业的运营过程中，固定资产是不可或缺的重要组成部分。从办公大楼、生产设备到电脑、桌椅等办公用品，这些固定资产的有效管理对于企业的成本控制、资源利用和整体运营效率有着深远的影响。日常固定资产管理就是确保这些资产在其整个生命周期内能够得到合理的配置、高效的使用、准确的核算以及妥善的维护。这篇文章将深入探讨日常固定资产管理的各个方面，帮助企业更好地理解和优化这一关键管理职能。

二、固定资产管理的基础概念

1. 什么是固定资产

固定资产是指企业为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。例如，一家制造企业的大型生产机器，价值高、使用年限长，是典型的固定资产；同样，企业的运输车辆、办公场所等也属于固定资产范畴。这些资产具有相对固定的位置（除了运输类固定资产），并且在企业的长期运营中持续发挥作用。

固定资产可以按照不同的标准进行分类。按经济用途可分为生产经营用固定资产和非生产经营用固定资产。生产经营用固定资产直接参与企业的生产经营过程，像生产车间的设备、原材料仓库等；非生产经营用固定资产则用于职工福利等非生产性活动，如企业的员工宿舍、食堂设施等。

从使用情况来看，又可分为使用中的固定资产、未使用的固定资产和不需用的固定资产。使用中的固定资产正在企业的运营中发挥作用；未使用的固定资产是已经购置但尚未投入使用的，可能由于安装调试未完成等原因；不需用的固定资产则是企业不再需要的，例如企业淘汰的旧设备。正确的分类有助于企业更精准地进行管理和核算。

三、日常固定资产管理的重要性

1. 成本控制

有效的固定资产管理有助于控制成本。首先，在采购环节，如果没有对固定资产的需求进行准确评估，可能会导致过度采购。例如，某企业在没有充分考虑实际办公人员数量和工作需求的情况下，购买了过多的电脑，造成资金的浪费和设备闲置。而通过良好的日常管理，能够精确分析需求，避免不必要的采购支出。

其次，在资产的使用过程中，合理的调度和维护可以延长资产的使用寿命，减少维修和更换成本。比如，定期对生产设备进行保养，可以降低设备故障的发生率，从而减少因设备损坏带来的停产损失以及昂贵的维修费用。

企业的固定资产是有限的资源。通过日常管理，可以实现资源的优化配置。以共享设备为例，在一些大型企业集团中，某些昂贵的检测设备如果每个子公司都单独购买，不仅成本高，而且设备使用率低。通过建立共享机制，由总部统一管理这些设备，根据各子公司的需求进行调配，可以大大提高设备的利用率，让有限的资产发挥更大的价值。

固定资产在企业财务报表中占有重要地位。准确的固定资产管理是遵循会计准则和税务法规的要求。如果资产的记录不准确，如折旧计算错误、资产价值评估不当等，可能会导致财务报表失真，影响企业的纳税申报、融资决策等重要事务。例如，不正确的折旧方法可能会虚增或虚减企业的利润，给投资者和监管机构传递错误的信息。

四、日常固定资产管理的流程

1. 资产的购置

（1）需求评估：在购置固定资产之前，必须进行详细的需求评估。这包括对业务发展的预测、现有资产的使用状况以及员工的工作需求等方面的分析。例如，一家新成立的互联网公司在购置办公桌椅时，要考虑到未来一段时间内员工数量的增长预期，选择合适的款式和数量，既满足当前需求，又能适应一定时期内的扩张。

（2）供应商选择：寻找可靠的供应商是购置优质固定资产的关键。企业应该对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估。可以通过查询供应商的口碑、参考其他企业的采购经验、实地考察供应商的生产能力等方式来筛选合适的供应商。比如，在选择办公设备供应商时，选择那些能够提供及时的技术支持和长期质保服务的供应商，可以在设备出现问题时迅速解决，减少对企业正常运营的影响。

（3）采购审批：为了防止不合理的采购行为，企业应建立严格的采购审批流程。一般来说，小额固定资产采购可能只需部门主管审批，而大额固定资产采购则需要经过多层审批，包括财务部门、高层管理人员等。这样可以从多个角度对采购进行把关，确保采购的必要性和合理性。

（1）入账：当固定资产购置完成后，需要及时进行入账处理。财务人员要根据采购发票、合同等凭证确定资产的价值，并按照会计准则将其记录到相应的会计科目中。例如，对于新购置的厂房，要将其建筑成本、土地购置成本等全部计入固定资产账户，同时要考虑到相关税费和安装费用等因素。

（2）登记：除了财务入账，还需要进行详细的资产登记。这包括建立固定资产台账，记录资产的名称、型号、规格、购置日期、供应商、使用部门、存放地点等信息。通过详细的登记，可以方便企业对资产进行查询、盘点和管理。例如，企业可以使用电子表格或者专门的固定资产管理软件来创建台账，以便随时更新和维护资产信息。

（1）使用管理：在资产的使用过程中，要明确使用规则和责任。例如，对于共用的办公设备，要制定使用时间表，规定员工的使用顺序和时长，避免因争抢设备而影响工作效率。同时，要对员工进行培训，使其正确使用固定资产，减少因操作不当造成的损坏。例如，新员工入职时，要对其进行办公设备（如复印机、打印机等）的操作培训。

（2）维护保养：定期的维护保养是延长固定资产使用寿命的重要措施。不同类型的资产有不同的维护要求。生产设备可能需要定期的润滑、清洁和零部件更换；办公电脑则需要定期的软件更新、杀毒等维护工作。企业可以建立维护计划，安排专业的维修人员或者外包给专业的维修公司进行维护。例如，企业可以与电脑维修公司签订长期合同，定期对公司的电脑进行维护保养，确保电脑运行的稳定性。

（1）定期盘点：企业应该定期对固定资产进行盘点，以确保账实相符。盘点的周期可以根据企业的规模和资产数量而定，一般来说，小型企业可以半年或一年进行一次盘点，大型企业可能需要每季度进行一次盘点。在盘点过程中，要对照固定资产台账，对每一项资产进行实地清查，记录资产的实际状态，如是否存在损坏、是否被闲置等情况。

（2）差异处理：如果在盘点过程中发现账实不符的情况，要及时进行调查和处理。差异可能是由于资产丢失、记录错误、未及时入账等原因造成的。例如，如果发现某台设备在台账中有记录，但实际找不到，就要追查该设备的去向，可能是被误移到其他地方，也可能是被盗等情况。对于盘点差异，要调整台账和财务账目，保证资产信息的准确性。

（1）处置原因：固定资产在达到使用寿命或者由于技术更新等原因不再适用时，需要进行处置。例如，随着科技的发展，企业原有的旧型号计算机性能已经无法满足工作需求，就需要对其进行处置。此外，企业重组、搬迁等情况也可能导致固定资产的处置。

（2）处置方式：常见的处置方式有出售、报废、捐赠等。对于还有一定剩余价值的固定资产，可以通过出售的方式回收资金。例如，企业淘汰的旧办公家具，如果还能正常使用，可以卖给二手家具市场。对于无法继续使用的固定资产则进行报废处理，在报废时要按照规定的程序办理，如填写报废申请表，经相关部门审批后进行拆解、销毁等操作。捐赠固定资产也是一种处置方式，企业可以将一些闲置但仍有使用价值的固定资产捐赠给慈善机构或贫困地区，既能处理资产，又能履行社会责任。

五、日常固定资产管理面临的挑战及解决方案