合同管理具体包括哪些方面？从订立到终止全流程解析

《合同管理具体哪些方面》

一、合同管理的基础概念

合同管理是企业管理中的一个关键环节，它涵盖了从合同的订立、履行、变更到终止的全过程。简单来说，就是对企业与外部各方（如供应商、客户、合作伙伴等）之间签订的具有法律效力的协议进行系统的规划、组织、监督和控制。有效的合同管理能够保障企业的合法权益，降低风险，提高运营效率，促进企业的稳定发展。

二、合同订立阶段的管理内容

1. 合同需求分析

在订立合同之前，企业需要明确自身的需求。这包括确定业务目标、服务或产品的规格、交付时间、质量标准等。例如，一家制造企业如果要采购原材料，就需要精确地定义所需原材料的种类、数量、质量等级以及交货日期等要求。这一步骤是合同订立的基础，如果需求不明确，后续的合同条款拟定就会出现漏洞，可能导致企业在履行合同过程中遭受损失。

2. 对方主体资格审查

审查合作方的主体资格至关重要。企业要核实对方的营业执照、经营范围、法定代表人身份等信息。比如，当与一家新的供应商签订合同时，确保其有合法的经营资质，能够提供所声称的货物或服务。如果忽视这一环节，可能会与没有合法经营能力的主体签订合同，一旦发生纠纷，企业的权益很难得到保障。此外，对于一些特殊行业的合作方，还需要审查其是否具备相应的行业许可证等资质文件。

3. 合同条款拟定

• 基本条款：包括合同双方当事人的名称、住所、联系方式等。这些看似简单的信息，却是确定合同主体身份的关键要素，确保合同能够准确地约束双方。
• 标的条款：明确交易的对象，如货物、服务或者知识产权等。对于货物，要详细描述其名称、型号、规格等；对于服务，要界定服务的内容、范围、服务方式等。
• 价格与付款条款：价格条款要明确是含税价还是不含税价，付款方式（如一次性付款、分期付款等）、付款期限等。合理的付款条款可以保障企业的资金流安全。例如，采用分期付款时，可以设置一定比例的预付款，在验收合格后再支付尾款，这样既能保证供应商有启动资金，又能保护采购方的权益。
• 交货/服务提供条款：规定货物的交货地点、交货时间或者服务的提供地点、提供时间等。这关系到合同履行的时间节点和地点的确定，避免因交货或服务提供时间、地点不明确而产生争议。
• 质量条款：明确货物或服务的质量标准，可以采用国家标准、行业标准或者双方约定的特定标准。同时，还应约定质量检验的方法、检验机构以及质量异议期等内容。
• 违约责任条款：这是合同中的重要条款。明确双方在违反合同约定时应承担的责任，如违约金的计算方法、赔偿范围等。合理的违约责任条款可以对合同双方形成约束，促使双方积极履行合同义务。
• 争议解决条款：约定在合同发生争议时的解决方式，常见的有协商、仲裁和诉讼。选择合适的争议解决方式可以节省时间和成本，例如，仲裁具有一裁终局的特点，相对诉讼来说可能更高效，但仲裁费用通常较高。

三、合同履行阶段的管理要点

1. 合同履行监督

1. 建立跟踪机制：企业应当建立合同履行的跟踪机制，对合同的执行情况进行定期检查。例如，对于建筑工程合同，可以按照工程进度计划，定期检查工程的实际进展情况，是否达到了预期的阶段性目标。
2. 及时沟通协调：在合同履行过程中，双方可能会遇到各种问题，如不可抗力因素影响交货时间、服务内容的临时调整等。此时，双方应及时进行沟通协调，寻求解决方案。例如，若供应商因自然灾害无法按时交货，采购方应与供应商协商，看是否可以调整交货时间或者寻找替代货源。
3. 文档管理：在合同履行过程中，会产生大量的文档，如交货凭证、验收报告、工作成果汇报等。企业要妥善保存这些文档，以便在需要时作为证据使用。例如，在软件外包项目中，开发商每次提交的版本更新报告都要进行存档，用于证明项目的开发进度和成果。

2. 合同变更管理

• 变更原因识别：合同变更可能由于多种原因引起，如市场环境变化、政策法规调整、双方业务需求的改变等。例如，由于原材料价格大幅上涨，供应商可能提出调整合同价格；或者企业因自身业务转型，需要对服务合同的服务范围进行调整。
• 变更程序执行：当需要变更合同时，必须遵循规定的变更程序。一般来说，需要一方提出变更请求，另一方进行审核评估，双方达成一致意见后签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更后的权利义务关系以及变更生效的时间等。任何未经双方同意的单方变更都是无效的。

四、合同终止阶段的管理工作

1. 正常终止管理

当合同按照约定的条款履行完毕后，合同自然终止。在这个过程中，企业需要进行最后的结算工作，如支付尾款、收回保证金等。同时，要对合同履行情况进行总结评估，分析合同执行过程中的优点和不足之处，为今后类似合同的签订和履行提供经验教训。例如，企业完成了一个设备租赁合同的履行，在归还设备并结算租金后，要评估租赁设备的使用效果、租赁期间与出租方的合作情况等。

2. 异常终止管理

• 违约导致的终止：如果一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同。在这种情况下，受损方要及时采取措施，保护自己的权益。例如，按照违约责任条款要求违约方承担赔偿责任，收集相关证据以便在必要时通过法律途径解决纠纷。
• 不可抗力导致的终止：当发生不可抗力事件（如地震、洪水等自然灾害或战争、政府禁令等社会事件）致使合同无法继续履行时，双方应根据合同中的不可抗力条款进行处理。一般来说，双方应互相通知，并协商分担已经发生的费用和损失。

五、合同管理中的风险管理

1. 风险识别

• 法律风险：合同条款不符合法律法规的规定，可能导致合同无效或者部分无效。例如，某些限制竞争的条款可能违反反垄断法。
• 信用风险：合作方的信用状况不佳，可能无法按时履行合同义务。如一些小型供应商可能因为资金链断裂而无法按时交货。
• 操作风险：在合同管理过程中的操作失误，如合同文档的丢失、错误的付款安排等，也会给企业带来风险。

2. 风险应对

• 针对法律风险：在合同订立前，由专业的法务人员对合同条款进行审核，确保其合法性。同时，定期关注法律法规的变化，对已签订的合同进行合规性审查。
• 针对信用风险：在合作前对合作方进行信用评估，可以通过查询信用报告、参考同行评价等方式了解其信用状况。在合同履行过程中，设置信用监控机制，如要求对方提供担保、定期重新评估信用等。
• 针对操作风险：建立完善的合同管理制度，明确合同管理各个环节的操作流程和责任人员。采用信息化的合同管理系统，减少人工操作失误。

六、合同管理的信息化手段

随着企业规模的扩大和业务量的增加，传统的手工合同管理方式已经难以满足需求。信息化的合同管理系统应运而生。

1. 功能优势

• 合同模板管理：提供标准化的合同模板，确保合同条款的完整性和规范性。企业可以根据不同的业务类型定制合同模板，提高合同起草的效率。
• 流程自动化：实现合同审批、签订、履行等流程的自动化。