工程项目材料申购流程：从前期准备到具体环节全知道

《工程项目材料申购流程全解析》

一、引言

在工程项目中，材料申购流程是一个至关重要的环节。它直接关系到项目的进度、成本和质量。如果材料申购出现问题，例如材料供应不及时、申购数量不准确或者材料质量不符合要求等，都可能导致项目延误、成本超支或者工程质量下降等严重后果。因此，深入了解工程项目材料申购流程对于项目管理者、施工人员以及相关利益者来说都是非常必要的。

二、工程项目材料申购流程的前期准备

（一）项目规划与设计

在进行材料申购之前，必须先完成项目的规划和设计工作。这包括确定项目的规模、结构形式、功能要求等。通过详细的项目规划和设计，可以明确各个部分所需的材料种类和规格。例如，在建筑工程项目中，如果是住宅项目，根据设计图纸可以确定需要多少立方米的混凝土用于基础建设，需要多少吨钢材用于框架结构等。只有在准确的项目规划和设计基础上，才能进行合理的材料申购。

（二）工程量计算

根据项目规划和设计，接下来要进行工程量的计算。这是材料申购的重要依据。工程量计算需要精确地统计出每个分项工程所需的各种材料数量。以装修工程为例，要计算出墙面的面积才能确定需要购买多少平方米的壁纸或者乳胶漆；要算出地面的面积，才能知道需要多少平方米的地砖或者木地板。工程量计算过程中，要遵循相关的计算规则，确保计算结果的准确性。同时，为了避免材料浪费或者短缺，通常还会考虑一定的损耗系数。比如，瓷砖的损耗系数可能在5% - 10%左右，具体取决于施工现场的复杂程度等因素。

（三）材料清单编制

在完成工程量计算后，就可以着手编制材料清单了。材料清单应详细列出项目所需的所有材料，包括材料名称、规格型号、单位、数量、质量要求等信息。例如，对于钢材的申购，材料清单中要注明是HRB400还是HRB500钢筋，直径是多少毫米，是以吨为单位的数量，以及对其屈服强度、抗拉强度等质量指标的要求。一个完整清晰的材料清单有助于申购人员准确地向供应商传达需求，也方便后续的审核和管理工作。

三、工程项目材料申购流程的具体环节

（一）申购部门提出申请

在工程项目中，通常由负责施工或者物资管理的部门提出材料申购请求。申购人员要根据之前编制好的材料清单填写申购单。申购单除了包含材料清单中的基本信息外，还需要注明项目名称、申购日期、预计使用时间等内容。例如，某道路工程的施工部门在2023年8月1日提出水泥的申购申请，申购单上要写明“XX道路工程”，并说明预计在8月10日开始使用这批水泥，以便相关部门能够合理安排采购和供应计划。

（二）内部审核

申购单提交后，首先要经过内部审核。内部审核一般由项目的技术负责人、成本控制人员和项目经理等参与。技术负责人主要审核材料的规格型号和质量要求是否符合项目设计标准；成本控制人员则重点关注申购数量是否合理，是否存在过度申购的情况，以及申购价格是否在预算范围内；项目经理要从整体项目的进度、资源协调等方面进行综合审核。例如，如果技术负责人发现申购的电线绝缘等级不符合项目电气设计要求，就会要求申购部门重新修改申购单；如果成本控制人员发现申购的木材数量超出了根据工程量计算得出的合理范围，也会进行相应调整。只有经过内部审核通过的申购单才能进入下一环节。

（三）寻找供应商

一旦申购单通过内部审核，就需要寻找合适的供应商。寻找供应商的途径有很多，可以通过以往合作的供应商名录进行筛选，也可以在网上查询相关的供应商信息，还可以参加各类建材展销会等。在选择供应商时，要考虑多个因素，如供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等。例如，一家有着良好信誉的钢材供应商，其产品质量稳定可靠，价格虽然不是最低但具有合理性，而且能够保证在约定的交货期内按时交货，并提供完善的售后服务，如退换货政策等，这样的供应商就是比较理想的选择。同时，为了确保供应的稳定性和降低风险，一般会选择多家供应商进行比较和合作。

（四）询价与报价

找到潜在的供应商后，就要进行询价工作。询价可以通过电话、邮件或者面谈等方式进行。向供应商发送包含材料详细信息的询价单，要求供应商提供报价。供应商的报价应包括材料单价、运输费用、装卸费用、税费等各项明细。例如，对于一批玻璃的申购，供应商的报价可能是每平方米玻璃价格为100元，运输费每吨50元（假设玻璃按重量计算运输费），装卸费每次200元，加上13%的增值税等。申购部门收到不同供应商的报价后，要进行仔细的对比分析，综合考虑价格、质量和服务等因素，选择性价比最高的供应商。

（五）签订合同

确定了供应商后，就要签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料的规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等重要条款。例如，合同中规定供应商必须在2023年9月1日前将100吨水泥运送到项目施工现场指定地点，水泥的质量要符合国家标准GB175 - 2007的要求，验收时要按照抽样检验的方式进行，付款方式为货到验收合格后支付80%货款，剩余20%作为质保金在质保期（如3个月）满后支付。签订合同可以保障双方的合法权益，避免在交易过程中出现纠纷。

（六）材料供应与验收

根据合同约定，供应商开始供应材料。在材料到达施工现场时，要进行严格的验收工作。验收工作由项目的质量管理人员、仓库管理人员等共同参与。验收内容包括材料的数量核对、质量检查等。对于数量，要按照送货清单进行清点，确保数量无误；对于质量，要根据合同约定的质量标准进行检测。例如，对于木材的验收，要检查其含水率是否在规定范围内，木材的尺寸是否符合要求等。如果发现材料数量不足或者质量不合格，要及时与供应商联系，按照合同约定进行处理，如补货或者退换货等。

四、工程项目材料申购流程中的注意事项

（一）市场波动应对

材料市场价格和供应情况经常会发生波动。在工程项目周期较长的情况下，这种波动可能会对项目成本产生较大影响。例如，钢材价格在某些时期可能会由于宏观经济因素、原材料供应变化等原因大幅上涨或下跌。因此，在材料申购流程中，要密切关注市场动态。申购部门可以与供应商协商建立价格调整机制，如设置价格上限或者下限，当市场价格超出这个范围时，双方按照约定的方式调整采购价格。同时，也可以考虑适当提前或推迟申购时间，以获取更有利的价格。但这需要在不影响项目进度的前提下进行。

（二）库存管理与申购协调

工程项目中，既要避免材料库存积压，又要防止材料短缺影响施工进度。因此，要做好库存管理与材料申购的协调工作。仓库管理人员要定期盘点库存，及时将库存信息反馈给申购部门。申购部门根据库存情况和项目进度需求来调整申购数量和时间。例如，如果库存中还有一定数量的油漆，但即将开展大规模的墙面涂刷工作，申购部门就要评估现有的油漆是否足够，如果不够则要及时申购补充，同时要避免过量申购导致油漆长期积压在仓库中，增加仓储成本和可能的变质风险。

（三）信息化管理的应用

随着信息技术的发展，在工程项目材料申购流程中可以引入信息化管理系统。通过信息化管理系统，可以实现材料清单的电子化编制、申购单的在线提交和审批、供应商信息的集中管理、价格数据的分析比较等功能。这样不仅可以提高工作效率，减少人为错误，还能更好地跟踪和控制整个材料申购流程。例如，使用项目管理软件，申购人员可以在系统中直接输入材料清单信息生成申购单，然后按照设定的审批流程自动流转到相关人员进行审核，审核意见也能及时反馈给申购人员，同时系统还可以记录各个环节的操作时间和相关数据，方便日后查询和分析。

五、总结与建议

工程项目材料申购流程是一个复杂而又关键的过程，涉及到项目的多个方面和