《想知道合同管理好的做法有哪些吗？》

《合同管理好的做法有哪些》

一、合同管理的重要性

合同在企业运营中扮演着至关重要的角色。它是企业与外部合作伙伴（包括客户、供应商、合作伙伴等）之间权利和义务的书面约定。良好的合同管理能够保障企业的合法权益，避免法律风险，优化业务流程，提高企业的运营效率和经济效益。

例如，如果没有妥善管理合同中的交货条款，可能会导致货物延迟交付，影响企业生产计划，进而造成经济损失。同时，从法律角度看，不严谨的合同管理可能使企业面临合同违约诉讼，带来高额的赔偿费用和声誉损害。所以，重视合同管理是企业走向成功的关键一步。

二、合同管理好的做法之合同订立前

1. 明确需求与目标

在订立合同之前，企业内部各部门必须清晰地确定自身的需求和目标。例如销售部门在与客户签订销售合同时，要明确产品的规格、数量、交货时间、价格等核心要素。如果是采购部门，需要清楚所需原材料或服务的质量标准、供应周期、价格上限等。只有明确了这些需求和目标，才能确保合同条款准确地反映企业的期望，避免后期因需求不清晰而产生纠纷。

2. 尽职调查

对合同相对方进行尽职调查是必不可少的环节。对于新的合作伙伴，要了解其主体资格是否合法，如营业执照是否有效、经营范围是否涵盖合同所涉业务等。同时，考察对方的商业信誉，查看是否存在不良经营记录、未履行的债务或者频繁的法律诉讼等情况。此外，还可以评估对方的财务状况，尤其是在涉及大额合同或者长期合作的情况下，确保对方有足够的履约能力。比如，一家企业如果要与一个供应商签订长期的原材料供应合同，发现该供应商近期出现严重的财务亏损且负债累累，那么就需要重新考虑合作关系或者采取一定的风险防范措施。

3. 合同模板与条款定制

企业应该建立自己的合同模板库。对于常见的业务类型，如销售、采购、租赁合同等，制定标准的合同模板。这些模板可以包含通用的条款，如保密条款、争议解决条款等。但同时，也要根据具体的业务需求和交易对象，对模板条款进行定制。例如，在一份国际货物销售合同中，除了基本的货物描述、价格和交货条款外，还需要针对国际贸易的特点，加入关税分担、运输保险责任等特殊条款。并且，合同条款要遵循法律法规，用词准确、逻辑严谨，避免模糊不清或者容易产生歧义的表述。

三、合同管理好的做法之合同订立过程

1. 多部门协同审核

合同订立过程中，不应仅仅由法务部门或者业务部门单独负责审核。而是需要多个部门协同参与，形成有效的制衡机制。例如，业务部门负责审核合同中的业务条款是否符合实际业务需求，法务部门则重点关注合同的合法性、合规性以及法律风险防范。财务部门要审查付款方式、税务条款等是否合理。以一个大型设备采购合同为例，业务部门要确认设备的型号、功能是否满足生产要求；法务部门要确保合同中的违约责任、保修条款等符合法律规定；财务部门要核实预付款比例、尾款支付条件以及发票开具等事项。这种多部门协同审核的方式，可以最大程度地减少合同漏洞。

2. 谈判与协商

合同谈判是双方就合同条款达成一致的重要过程。在谈判中，企业要坚持自己的核心利益，同时也要寻求双方的共赢点。谈判团队成员要熟悉合同条款，具备良好的沟通技巧和应变能力。例如，在价格谈判中，如果企业作为采购方，可以通过对比市场价格、分析供应商成本等方式，争取更有利的价格条款。而作为销售方，则可以强调产品的独特价值、售后服务等优势来维护较高的价格水平。并且，在谈判过程中，双方对条款的任何修改都要及时记录并反映在合同文本中，确保合同的最终版本准确无误。

3. 合同签署与存档

合同签署环节必须严格按照法定程序进行。确保签署人具有合法的授权，签名真实有效。在现代商务环境下，电子签名也逐渐被广泛应用，但要保证电子签名符合相关法律法规的要求。签署完成后的合同要及时进行存档，建立完善的合同档案管理制度。合同档案应包括合同正本、附件、谈判记录、审批文件等所有与合同相关的资料。并且，合同存档要有专门的存储介质和存储空间，无论是纸质合同还是电子合同，都要便于查询、检索和管理。例如，可以采用电子文档管理系统对电子合同进行分类存储，为每份合同设置唯一的编号，通过编号或者关键词可以快速定位到相关合同文件。

四、合同管理好的做法之合同履行过程

1. 履行跟踪与监控

合同履行过程中，企业要建立有效的跟踪与监控机制。对于销售合同，要关注产品的生产进度、发货情况、客户的收货确认等环节；对于采购合同，要监督供应商的供货进度、货物质量检验等情况。可以通过设定里程碑节点、定期检查报告等方式进行跟踪。例如，在一个建筑工程承包合同中，发包方可以设定基础工程完工、主体结构封顶等里程碑节点，要求承包方提交工程进度报告，并实地检查工程质量是否符合合同要求。如果发现履行偏差，要及时采取措施进行纠正，避免问题扩大化。

2. 变更管理

在合同履行期间，由于各种原因可能会出现合同变更的情况。例如市场环境变化导致价格调整、业务需求改变引起产品规格变更等。当发生合同变更时，要按照规定的程序进行操作。首先，由提出变更方书面提出变更请求，详细说明变更的内容、原因和影响。然后，双方进行协商谈判，就变更后的条款达成一致意见。最后，将变更内容形成书面协议，作为原合同的补充部分，并按照合同管理流程进行审核、签署和存档。变更管理过程要确保所有相关人员都知晓变更内容，防止因信息不对称而引发后续的纠纷。

3. 风险管理与应对

合同履行过程中存在多种风险，如对方违约风险、不可抗力风险等。企业要建立风险预警机制，提前识别潜在风险。例如，通过监测对方的经营状况、市场动态等信息，预测对方是否有违约的可能性。对于不可抗力风险，如自然灾害、政府政策调整等，企业要在合同中明确约定应对措施，如风险分担、合同解除条件等。一旦风险发生，要迅速启动应对方案。如果是对方违约，要根据合同条款追究对方的违约责任，如要求赔偿损失、继续履行合同等；如果是不可抗力导致合同无法履行，要按照约定的程序处理合同善后事宜。

五、合同管理好的做法之合同终止后

1. 验收与结算

合同终止时，首先要进行验收工作。对于销售合同，要确认客户是否完全接受产品或服务，是否达到合同约定的质量标准；对于采购合同，要检查所采购的物品或服务是否符合要求。验收合格后，进行结算工作，包括核对款项支付情况、开具发票（如果尚未开具）等。例如，在软件开发项目合同结束时，甲方要对乙方开发的软件进行功能测试、性能测试等验收工作，确保软件满足合同规定的各项指标，然后按照合同约定的付款方式结清项目款项。

2. 合同总结与评估

每一份合同终止后，企业都应该进行合同总结与评估。分析合同执行过程中的优点和不足之处，如合同条款是否合理、履行过程中是否存在漏洞、风险管理是否有效等。通过总结评估，可以为今后类似合同的管理提供经验教训。例如，如果在一份合同执行过程中发现某一条款容易引起争议，那么在以后的合同模板修订中就要对该条款进行优化。同时，评估结果也可以作为对业务部门、法务部门等相关部门绩效评估的参考依据。

3. 合同文档的保管与销毁

合同终止后，合同文档仍然需要妥善保管。按照相关法律法规的要求，合同文档的保管期限可能有所不同，一般来说，重要的合同文档要保存数年甚至更长时间。在保管期间，要定期检查合同文档的完整性和可读取性（对于电子合同）。当合同文档超过保管期限且不再有保存价值时，要按照规定的程序进行销毁。销毁过程要做好记录，确保合同文档中的机密信息不会泄露。

六、借助合同管理软件提升管理效率

随着企业业务的不断发展，合同数量日益增多，单纯依靠人工管理合同已经难以满足需求。此时，借助合同管理软件成为了