严格合同管理的语言有哪些？全面解析合同各阶段语言要点

《严格合同管理的相关语言与策略》

一、引言

在商业活动中，合同是保障各方权益、明确责任义务的重要法律文件。严格的合同管理对于企业的稳定运营和健康发展至关重要。从合同的起草、审核、签订到执行、变更以及终止等各个环节，都需要运用恰当的语言来确保合同的有效性、严谨性和可操作性。本文将深入探讨严格合同管理中所涉及的各类语言及相关要点。

二、合同起草中的语言要求

（一）精准的定义性语言

1. 在合同起草时，首先要对合同涉及的关键概念进行精准定义。例如，在一份货物买卖合同中，对于“货物”的定义不能模糊。如果是电子产品买卖合同，就要明确指出货物包括哪些具体的电子产品部件，是否包含配件、包装等。像“货物指本合同约定的由卖方提供给买方的特定电子产品，包括但不限于主机、电源线、说明书以及原厂包装等。这样精确的定义可以避免后续因概念不清而产生的争议。

2. 对于一些特殊术语，也要给出准确的解释。比如在建筑工程合同里，“隐蔽工程”这个术语，就需要详细说明哪些工程属于隐蔽工程范畴，如基础工程中的钢筋铺设、地下管道安装等，“隐蔽工程是指在施工过程中，上一道工序完成后，将被下一道工序所掩盖，无法再进行检查的工程部位，具体包括……”这种清晰的定义有助于各方准确理解合同条款。

（二）明确的权利义务表述

1. 关于各方的权利，必须用清晰、直白的语言加以阐述。以服务合同为例，如果一方是服务提供商，那么其权利可能包括按照合同约定收取服务费用、要求客户提供必要的协助等。可以表述为“服务方有权在完成本合同约定的服务项目后的[X]个工作日内，按照本合同约定的收费标准向客户收取服务费用，同时有权要求客户提供开展服务所需的相关信息和必要协助。”

2. 而义务的描述更是合同的核心部分。仍以服务合同为例，服务方的义务可能是按照特定的标准和时间提供服务，如“服务方应在合同签订后的[X]个工作日内启动服务，并且按照行业通用标准或双方另行约定的特殊标准提供优质、高效的服务，服务内容包括……”对于客户的义务，也需明确，如按时支付费用、提供准确的需求信息等，“客户应在收到服务方提供的有效发票后的[X]个工作日内支付服务费用，并且应在服务开始前向服务方提供准确、完整的服务需求信息。”

三、合同审核中的语言关注点

（一）合法性语言审查

1. 审核人员需要检查合同语言是否符合法律法规的要求。例如，在劳动合同时，有关工资、工时、劳动保护等方面的条款语言必须遵循劳动法律法规。像规定最低工资标准时，不能低于当地政府规定的最低标准，合同中表述为“员工的月工资不得低于当地政府公布的最低工资标准[具体金额]元。”如果发现有违背法律法规的语言表述，必须进行修正。

2. 对于一些特殊行业的合同，还要审查是否符合行业监管法规。如金融行业的贷款合同，利率、还款方式等条款的语言要符合金融监管规定，“贷款利率应按照中国人民银行同期同档次基准利率上浮/下浮[X]%执行，且不得违反国家金融监管部门对贷款利率上下限的规定。”

（二）歧义性语言排查

1. 审核过程中要特别注意排查有歧义的语言。例如，合同中有这样一句话“货物应在一周内送达，遇不可抗力除外。”这里的“一周”是指从合同签订日起算还是从某个特定事件发生日起算并不明确，这就存在歧义。应该修改为“货物应自合同生效之日起的七个工作日内送达，但如遇不可抗力因素导致无法按时送达的情况除外。”

2. 代词的使用也容易产生歧义。比如“甲方应将其交付给乙方”，这里的“其”指代不明，可能是货物、文件等不同对象。应改为“甲方应将货物/文件（明确指代对象）交付给乙方。”

四、合同签订中的语言规范

（一）正式性语言体现

1. 在合同签订环节，合同文本的语言要体现出高度的正式性。例如，开头部分通常会有一段格式化的引言，“本合同由以下双方（以下简称‘甲方’和‘乙方’）于[合同签订日期]在[签订地点]签订，旨在明确双方在[合同主题事项]方面的权利和义务关系。”这种正式的开场白为整个合同奠定了严肃的基调。

2. 签字页的语言也要规范。一般会注明“本合同一式[X]份，甲乙双方各执[X]份，具有同等法律效力。本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。”这些语句都是合同签订环节常见且规范的语言表达。

（二）确认性语言使用

1. 在签订合同之前，双方往往需要进行最后的确认沟通。此时会用到一些确认性的语言，如“双方已仔细阅读并充分理解本合同的所有条款，尤其是涉及权利义务、违约责任等重要条款，并同意受本合同的约束。”这是对双方意愿的一种书面确认，确保双方是在完全知晓合同内容的情况下签订合同。

2. 对于合同中的补充条款或者附件，也需要有确认性语言。“双方确认本合同的附件[附件名称]为本合同不可分割的一部分，与本合同正文具有同等法律效力。”

五、合同执行中的语言策略

（一）通知性语言的运用

1. 在合同执行过程中，当一方需要通知另一方某些事项时，通知性语言要清晰、及时。例如，当卖方要通知买方货物已经发货时，可以这样表述“尊敬的[买方公司名称/买方联系人姓名]：根据我们双方签订的[合同编号]货物买卖合同，特此通知您，您所购买的货物已于[发货日期]通过[物流公司名称]发出，运单号为[运单号]，预计到达日期为[预计到达日期]。请您做好收货准备。”这种通知既包含了合同依据，又有具体的发货信息，便于买方了解情况。

2. 如果是因为一方违约而发出通知，语言则更要严谨。比如买方未按时支付货款，卖方发出催款通知，“尊敬的[买方公司名称/买方联系人姓名]：依据我们之间的[合同编号]合同，您应在[付款到期日期]前支付货款[金额]元，但至今我方尚未收到该款项。现正式通知您，请在收到本通知后的[指定天数]个工作日内支付上述款项，否则我方将按照合同约定追究您方的违约责任。”

（二）记录性语言的重要性

1. 在合同执行期间，无论是双方的会议纪要、往来邮件还是工作交接记录等，都需要运用准确的记录性语言。例如，会议纪要中要明确记录会议的时间、地点、参会人员、讨论的主要议题以及达成的共识或做出的决定。“[会议日期]，在[会议地点]召开了关于[合同项目名称]的执行进度会议。参会人员包括甲方的[参会人员姓名1]、[参会人员姓名2]和乙方的[参会人员姓名3]、[参会人员姓名4]。会议主要讨论了项目进展中遇到的[具体问题]，经双方协商一致，决定采取以下措施解决……”这些记录性语言对于合同的顺利执行和后续可能出现的争议解决都有着重要的参考价值。

2. 对于合同执行中的变更事项，更要做好详细的记录。如果是因为工程设计变更导致合同金额调整，记录中应写明“由于[工程变更原因]，原合同中的工程设计发生了变更，经双方协商确定，新的合同金额调整为[新金额]元，变更自[变更生效日期]起生效。此变更已通过双方书面协议（协议编号[协议编号]）的形式予以确认。”

六、合同变更与终止中的语言考量

（一）变更条款的语言处理

1. 当合同需要变更时，变更条款的语言必须明确变更的内容、变更的程序以及变更的效力等方面。例如，“本合同的变更应由一方提出书面变更请求，并说明变更的理由和具体内容。另一方应在收到变更