工程项目章管理问题频现，如何制定有效的管理措施？

《工程项目章管理措施全解析》

一、工程项目章的重要性

工程项目章在工程项目的运作过程中扮演着至关重要的角色。它是项目团队对外进行沟通、确认各类事务的一种标识和授权手段。

1. 对外联系的权威性

在与供应商签订物资采购合同、与分包商签订分包协议以及与建设单位进行工程进度报告等各类对外交往活动中，工程项目章的加盖意味着项目具有一定的承诺和负责能力。例如，当与材料供应商签订合同时，供应商看到盖有工程项目章的合同会认为这是代表整个项目的正式约定，增强了对方对交易安全性的信任。

2. 内部管理的协调性

工程项目内部涉及多个部门和岗位的协作，如工程技术部门、质量安全部门、财务部门等。工程项目章的使用有助于明确各部门在项目特定事务中的权限和责任范围。比如在工程变更审批流程中，不同部门对变更方案提出意见后，最终加盖工程项目章则表示整个项目对该变更的认可，确保了内部管理的有序性。

二、工程项目章管理中存在的常见问题

1. 印章保管不善

（1）缺乏专人负责。在一些项目中，没有明确指定专门的人员来保管工程项目章，导致印章被随意放置，任何人都有可能接触到。例如，有些小型项目施工现场比较混乱，印章可能就放在没有锁的抽屉里，增加了印章被盗用或误盖的风险。

（2）保管环境不安全。部分项目的印章保管环境没有达到应有的安全标准。比如没有防火、防潮、防盗等设施。如果发生火灾或盗窃事件，印章很容易丢失或损坏，从而给项目带来严重的法律和管理风险。

2. 印章使用不规范

（1）未按规定流程使用。很多项目没有建立严格的印章使用审批流程，往往是有人需要盖章就直接拿去盖了。例如，在一些项目中，施工队队长可能未经项目经理审批就拿着工程项目章在一些临时用工合同上盖章，而这些合同可能存在条款不明确或不符合项目规定的情况。

（2）超范围使用。工程项目章有着明确的使用范围，但有些情况下会出现超范围使用的现象。例如，工程项目章只能用于与项目本身相关的事务，如项目内部文件流转、项目相关的合同签订等。但有的项目却用工程项目章去为其他与项目无关的企业借款提供担保，这种超范围使用一旦引发纠纷，项目方将承担巨大的法律责任。

3. 印章登记制度不完善

（1）盖章事项记录不全。一些项目虽然有印章登记制度，但在实际操作中，对于盖章的事项只是简单记录日期和盖章人，没有详细记录盖章文件的名称、内容摘要等关键信息。这使得在日后查询和追溯印章使用情况时遇到困难。例如，如果发现某份盖章文件存在争议，由于记录不全，无法准确判断盖章时的具体情况。

（2）登记不及时。还有些项目存在登记不及时的问题，盖章后很久才进行登记，甚至忘记登记。这样就失去了印章登记制度对印章使用的监督和控制作用。

三、工程项目章管理措施

1. 建立完善的印章保管制度

（1）专人专管。指定责任心强、职业道德良好的专人负责工程项目章的保管。这个人应该具备基本的法律意识和印章管理知识。例如，可以选择项目办公室的行政人员或者项目经理助理担任印章保管人。保管人的联系方式要向项目全体成员公开，方便在需要盖章时能够及时联系到。

（2）设置安全的保管环境。印章保管场所要安装防火、防潮、防盗等设备。例如，配备保险柜来存放工程项目章，保险柜要放置在单独的房间内，房间要有门禁系统，只有经过授权的人员才能进入。同时，要定期检查保管环境的安全性，确保印章始终处于安全状态。

2. 规范印章使用流程

（1）制定详细的使用审批流程。建立从印章使用申请、审核到最终盖章的完整流程。例如，当项目成员需要使用工程项目章时，首先要填写《工程项目章使用申请表》，申请表中要详细写明盖章文件的名称、用途、份数等信息。然后依次经过部门负责人审核、项目经理审批等环节，审批通过后才能进行盖章操作。

（2）明确使用范围并严格执行。以书面形式明确工程项目章的使用范围，并对项目全体成员进行培训。例如，工程项目章只能用于项目范围内的工程资料盖章、与项目相关的合同（且合同金额在一定限额内）盖章等。任何超出这个范围的盖章请求都要坚决拒绝，并告知相关人员可能带来的法律风险。

3. 健全印章登记制度

（1）完善登记内容。印章登记薄要详细记录每次盖章的日期、盖章人、盖章文件名称、文件内容摘要、使用目的、审批人等信息。这样可以在需要时快速准确地查询印章的使用情况。例如，在登记盖章文件名称时，要写清楚完整的文件名，包括文件编号等；对于文件内容摘要，可以简要概括文件的主要条款和涉及的关键事项。

（2）及时登记。规定盖章后必须立即进行登记，避免拖延或遗忘。可以设立专门的印章登记监督人员，定期检查印章登记情况，对于未及时登记的行为进行纠正和处罚。

四、借助信息化手段加强工程项目章管理

1. 印章管理软件的应用

（1）功能介绍。现在市场上有许多专门用于印章管理的软件，这些软件具有多种实用功能。例如，它可以实现印章使用的在线申请和审批流程，申请人可以通过电脑或手机端随时随地提交申请，审批人也能及时收到通知并进行审批操作。同时，软件还能够自动记录印章使用的所有信息，形成电子档案，方便查询和统计分析。

（2）优势分析。使用印章管理软件相比传统的手工管理方式具有明显的优势。首先，提高了管理效率，减少了人工传递申请表和等待审批的时间。其次，增强了信息的准确性和完整性，避免了人工记录可能出现的错误和遗漏。最后，软件的数据分析功能可以帮助项目管理者更好地掌握印章的使用规律和趋势，及时发现潜在的问题。

2. 电子印章的探索

（1）合法性与安全性。随着信息技术的发展，电子印章在工程项目中的应用逐渐受到关注。电子印章具有与传统实体印章同等的法律效力，只要符合相关法律法规的规定。在安全性方面，电子印章采用了加密技术，能够有效防止印章被伪造和盗用。例如，通过数字证书、密码学算法等技术手段，确保每一次盖章操作都是唯一的、可追溯的。

（2）适用场景与发展前景。电子印章在远程办公、异地项目合作等场景下具有很大的优势。例如，在一个跨地区的大型工程项目中，各个参与方可能分布在不同的城市甚至国家，使用电子印章可以方便快捷地完成盖章手续，而不需要邮寄实体印章或者派人专门送章。从发展前景来看，随着数字化转型的加速推进，电子印章在工程项目中的应用将会越来越广泛。

五、工程项目章管理中的人员培训

1. 培训内容

（1）法律法规知识。对项目全体成员进行与印章管理相关的法律法规培训，如《合同法》中关于合同盖章的规定、《印章治安管理办法》等。让大家了解印章使用不当可能面临的法律后果，提高法律意识。例如，讲解在什么情况下加盖工程项目章会构成表见代理，以及由此产生的法律责任。

（2）管理制度培训。深入学习项目内部制定的工程项目章管理制度，包括保管制度、使用流程、登记制度等。确保每个成员都清楚自己在印章管理中的权利和义务。例如，培训员工如何正确填写《工程项目章使用申请表》以及在盖章过程中的注意事项。

2. 培训方式

（1）集中培训。定期组织项目全体成员参加集中培训，由法律专家或资深的项目管理人员进行授课。这种方式可以一次性覆盖较多的人员，保证培训内容的一致性。例如，可以每个季度组织一次集中培训，每次培训时间为半天到一天不等。

（2）个别辅导。针对在印章管理工作中有特殊职责的人员，如印章保管人、经常需要使用印章的部门负责人等，进行个别辅导。这种方式可以更有针对性地解决他们在实际工作中遇到的问题。例如，对印章保管人进行一对一的安全保管知识辅导，对经常使用印章的部门负责人进行审批流程的详细指导。